Kağıt fatura 2026'da çoğu işletme için bitti, 2027'de küçük işletmeler için de bitiyor. Belirli ciroyu aşan işletmeler ise e-faturaya geçmek zorunda. Geçiş adımları ilk bakışta karışık görünebilir: mali mühür veya e-imza, GİB başvurusu, entegratör seçimi.
Bu rehberde bir ön muhasebe programı kullanarak e-fatura ve e-arşive nasıl geçeceğinizi adım adım anlatıyoruz.
E-Fatura ve E-Arşiv Nedir?
E-fatura, elektronik ortamda oluşturulan ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemi üzerinden alıcıya iletilen faturadır. İki taraf da e-fatura sistemine kayıtlı olmalıdır.
E-arşiv fatura ise e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara, örneğin son tüketicilere kesilen elektronik faturadır.
Bu sistemlerle:
- Baskı ve posta gideri kalkar
- Fiziksel arşiv gerekmez
- Fatura alıcıya hemen ulaşır
- Kayıtlar GİB'e düzenli raporlanır
İki sistemi e-fatura ve e-arşiv arasındaki farklar rehberimizde karşılaştırdık.
E-Fatura Geçişi Kimler İçin Zorunlu?
2026 itibarıyla 2025 hesap döneminde brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler 1 Temmuz 2026'dan itibaren e-fatura kullanmak zorundadır; internet üzerinden satış yapanlar ile gayrimenkul ve motorlu araç ticareti yapanlarda bu sınır 500 bin TL'dir.
Zorunluluk, VUK 509 Sıra No.lu Genel Tebliğ ve onu değiştiren tebliğlerle belirlenir. 2026 itibarıyla genel çerçeve şöyle:
- Ciro sınırı: 2025 hesap döneminde brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler, 1 Temmuz 2026'dan itibaren e-fatura kullanmak zorunda.
- İnternet üzerinden satış: İnternet üzerinden mal veya hizmet satan işletmelerde sınır 500 bin TL.
- Gayrimenkul ve motorlu araç ticareti: Bu alanlarda faaliyet gösterenlerde de sınır 500 bin TL.
- Sektörel zorunluluklar: Bazı sektörler (örneğin hal kayıt sistemine tabi işletmeler) cirodan bağımsız olarak kapsamdadır.
Sınırlar dönem dönem değişiyor. Kapsamda olup olmadığınızı GİB duyurularından ve mali müşavirinizden teyit edin.
E-fatura kullanmak zorunda olmayan işletmeler de kağıt faturaya dönemez. Onlar faturalarını e-arşiv olarak düzenler. Tutar sınırlarını küçük işletmeler için e-arşiv fatura rehberi yazımızda anlattık.
E-Fatura Geçişi İçin Gerekli Adımlar
1. Mali Mühür veya E-İmza Başvurusu
E-fatura sistemine girmek için mali mühür ya da e-imza gerekir.
- Gerçek kişi mükellefler (şahıs işletmeleri) e-imza kullanabilir
- Limited ve anonim şirketler mali mühür kullanır
Bu belge, faturayı kimin düzenlediğini doğrular.
2. GİB Portal Başvurusu
E-fatura başvurusu GİB üzerinden yapılır.
Başvuruda şu bilgiler istenir:
- Vergi bilgileri
- İletişim bilgileri
- Mali mühür veya e-imza bilgileri
GİB portalı ücretsizdir. Faturaları tek tek elle girmeniz gerekir.
3. Özel Entegratör Seçimi
Fatura sayısı fazla olan işletmeler genellikle GİB portalı yerine GİB onaylı bir özel entegratör kullanır.
Özel entegratörün getirdikleri:
- Daha sade fatura ekranı
- Belgelerin entegratör tarafında saklanması
- Muhasebe yazılımlarıyla bağlantı
- Teknik destek
Faturayı ön muhasebe kayıtlarınızın içinden kesmek isterseniz entegratörle çalışan bir program seçin. Önmuhasebeciniz'in Pro paketinde e-fatura ve e-arşiv, GİB onaylı bir özel entegratörün altyapısıyla gönderilir. Ayrıntılar e-fatura sayfamızda.
Ön Muhasebe Programı ile Entegre Çalışmanın Avantajı
Faturayı bir yerde kesip başka bir yere elle işlemek hem zaman alır hem hata doğurur.
Entegre çalışmada:
- Fatura cari ve stok bilgilerinden oluşturulur
- Entegratör üzerinden GİB'e iletilir
- Cari bakiye aynı kayıtla güncellenir
Fatura takip programı sayfamızda bu akışı ayrıntılı gösterdik.
E-Arşiv Süreci Nasıl İşler?
E-arşiv sürecinde e-fatura mükellefi olmayan müşterilere kesilen fatura elektronik ortamda oluşturulur, alıcıya PDF veya e-posta ile iletilir ve elektronik olarak saklanır; alıcı faturayı internet üzerinden sorgulayabilir.
Özellikleri:
- Fatura alıcıya PDF veya e-posta ile ulaşır
- Belge elektronik ortamda saklanır
- Alıcı faturayı internet üzerinden sorgulayabilir
Ayrıntılar için e-arşiv sayfamızı ve E-arşiv nedir? rehberimizi inceleyebilirsiniz.
Kağıt Fatura Maliyeti vs Dijital Sistem
Kağıt faturanın gözden kaçan giderleri:
- Baskı gideri
- Kargo masrafı
- Arşivleme alanı
- Personel zamanı
Dijitalde bunların yerine entegratörün kontör veya paket ücreti gelir. GİB portalını kullanırsanız bu ücret de olmaz.
Kontör Maliyeti Nedir?
Özel entegratörler genellikle kontör, yani belge başına ücretlendirme kullanır. Her gönderilen fatura bir kontör düşer.
Entegratör seçerken şunları karşılaştırın:
- Paket fiyatları
- Aylık ortalama fatura sayınız
- Ek ücretler
Fatura sayınıza uymayan bir paket, kullanılmayan kontöre para ödemek demektir.
E-Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?
E-arşiv fatura, alıcıya e-postayla gelen bağlantıdan, özel entegratörün sorgulama ekranından veya GİB sistemi üzerinden sorgulanabilir.
Müşterileriniz kesilen faturayı şu yollarla görebilir:
- E-posta ile gelen bağlantıdan
- Özel entegratörün sorgulama ekranından
- GİB sistemi üzerinden
Geçiş Sürecinde Yapılan Hatalar
E-fatura geçişinde sık yapılan hatalar:
- Fatura sayısına uymayan entegratör veya paket seçmek
- Faturayı kesecek kişilere yeni ekranı göstermemek
- Kontör bitişini takip etmemek
- Mevzuat değişikliklerini kaçırmak
Bu hatalar fatura kesilemeyen günlere yol açabilir.
e-Faturaya Geçişin İşletmeye Katkısı
E-fatura ve e-arşiv:
- Faturanın alıcıya ulaşma süresini kısaltır
- Elle yazım hatalarını azaltır
- Fiziksel arşiv ihtiyacını kaldırır
- Vergi kayıtlarını düzenli tutmayı kolaylaştırır
Karşılaştırma Tablosu
| Özellik | Kağıt Fatura | E-Fatura |
|---|---|---|
| Baskı Maliyeti | Var | Yok |
| Kargo | Var | Yok |
| Arşiv Alanı | Fiziksel | Dijital |
| İşlem Süresi | Yavaş | Anında |
| Sorgulama | Zor | Online |
Sonuç: Doğru Planlama ile Sorunsuz E-Fatura Geçişi
Geçişi sorunsuz yapmak için önce kapsamda olup olmadığınızı öğrenin. Ardından mali mühür veya e-imzanızı alın. Son olarak fatura sayınıza uygun entegratörü ya da entegratörle çalışan programı seçin.
Faturayı cari ve stok kayıtlarıyla aynı yerden kesmek, ay sonunda ayrı ayrı mutabakat yapma ihtiyacını azaltır.
E-Fatura ve E-Arşiv Geçişi Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
E-fatura geçişi zor mu?
Mali mühür veya e-imza, GİB başvurusu ve entegratör seçimi sırayla yapılırsa birkaç adımda tamamlanır.
GİB portal ücretsiz mi?
Evet. Ancak faturaları tek tek elle girmeniz gerekir.
Mali mühür olmadan geçiş yapılabilir mi?
Gerçek kişi mükellefler e-imza kullanabilir. Şirketler mali mühür kullanır.
Kontör maliyeti ne kadar?
Entegratöre, seçilen pakete ve fatura sayısına göre değişir.
E-arşiv zorunlu mu?
E-fatura mükellefleri, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara e-arşiv keser. E-fatura mükellefi olmayan işletmeler de 2026'dan itibaren faturalarının çoğunu e-arşiv olarak düzenlemek zorunda.
Ön muhasebe programı şart mı?
Zorunlu değil. GİB portalı da kullanılabilir. Fatura sayısı arttıkça program elle giriş yükünü azaltır.
İlgili Yazılar:
