Kağıt fatura 2026'da çoğu işletme için sona erdi. Bilanço esasına göre defter tutanlar artık tüm faturalarını elektronik düzenliyor. Basit usul ve işletme hesabı esasındaki küçük işletmeler için de geçiş süresi 31 Aralık 2026'da doluyor.
Bu rehberde e-arşiv fatura kesme adımlarını, 2026'da geçerli tutar sınırlarını ve mali mühür sorusunu ele alıyoruz.
E-Arşiv Fatura Nedir?
E-arşiv fatura, elektronik ortamda oluşturulup alıcıya dijital olarak iletilen faturadır. Alıcı e-fatura mükellefi olmasa bile düzenlenebilir. E-fatura kullanan bir işletme, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan müşterilerine e-arşiv fatura keser.
Belgeler Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) altyapısına raporlanır.
2026 E-Arşiv Fatura Sınırı Nedir?
2026'da e-fatura sistemine dahil olmayan bilanço esasındaki mükellefler tüm faturalarını e-arşiv olarak düzenler; basit usul ve işletme hesabı esasındakiler ise 31 Aralık 2026'ya kadar vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturaları e-arşiv olarak kesmek zorundadır.
Kağıt faturanın kalkış takvimini 589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği belirledi. E-fatura sistemine dahil olmayan işletmeler için kurallar şöyle:
- Bilanço esasındaki mükellefler: 1 Ocak 2026'dan itibaren tutar fark etmeksizin tüm faturalar e-arşiv olarak düzenlenir.
- Basit usul ve işletme hesabı esasındaki mükellefler: 31 Aralık 2026'ya kadar vergiler dahil 3.000 TL'yi aşmayan faturalar kağıtla düzenlenebilir. Bu tutarı aşan faturalar e-arşiv olmak zorunda.
- 1 Ocak 2027'den itibaren: Basit usul ve işletme hesabı esasındakiler de tutardan bağımsız olarak tüm faturalarını elektronik düzenler.
Bu sınırlar tebliğlerle değişebiliyor. Karar vermeden önce GİB duyurularını ve mali müşavirinizin görüşünü kontrol edin.
E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
E-arşiv fatura, ya GİB e-Arşiv Portal'da fatura ve alıcı bilgileri elle girilip onaylanarak ücretsiz olarak ya da GİB onaylı bir özel entegratörün altyapısını kullanan bir ön muhasebe programında cari kart bilgileriyle oluşturularak kesilir.
GİB Portal Üzerinden
GİB e-Arşiv Portal'da işlemler elle yapılır:
- Fatura bilgileri girilir
- Alıcı bilgisi yazılır
- Ürün ve tutar eklenir
- Fatura onaylanır
Portal ücretsizdir. Her faturayı tek tek girmeniz gerekir.
Özel Entegratör ile
GİB onaylı bir özel entegratörün altyapısını kullanan bir ön muhasebe programı ile:
- Fatura, cari kartındaki bilgilerle oluşturulur
- Alıcı bilgileri yeniden yazılmaz
- PDF çıktısı hazır gelir
- Fatura e-posta ile alıcıya iletilir
Fatura sayınız arttıkça bu yöntem zaman kazandırır. Entegrasyon adımlarını ön muhasebe ile e-fatura geçiş rehberi yazımızda anlattık.
Mali Mühürsüz Fatura Kesilebilir mi?
GİB e-Arşiv Portal'da fatura, portal kullanıcı bilgileriyle girilir ve SMS doğrulamasıyla onaylanır. Bu yöntemde mali mühür gerekmez.
Özel entegratör üzerinden e-fatura ve e-arşiv kullanmak isteyen gerçek kişi mükellefler, mali mühür yerine e-imza veya mobil imza kullanabilir. Şirketlerde genellikle mali mühür istenir. Hangisinin size uyduğunu entegratörünüz ve mali müşavirinizle netleştirin.
Ücretsiz E-Fatura Mümkün mü?
GİB portalını kullanmak ücretsizdir. Bunun bedeli zamandır:
- Her fatura elle girilir
- Toplu fatura kesmek zordur
- Cari ve stok kayıtları ayrıca tutulur
Ayda birkaç fatura kesen bir işletme için portal yeterli olabilir. Fatura sayısı arttıkça programla çalışmak daha az emek ister.
Kağıt Fatura Maliyeti vs Dijital Fatura
Kağıt Fatura Maliyeti:
- Baskı gideri
- Arşivleme alanı
- Kargo/posta
- Personel zamanı
Dijital Faturanın Getirdikleri:
- Fatura alıcıya hemen ulaşır
- Fiziksel arşiv gerekmez
- Raporlar kayıtlardan çıkar
- Kağıt tüketimi azalır
GİB Portal Entegrasyonu Neden Önemli?
GİB entegrasyonu önemlidir, çünkü fatura ön muhasebe kayıtlarının tutulduğu programdan özel entegratör üzerinden GİB'e iletildiğinde bilgiler yeniden yazılmaz, yazım hatası azalır ve cari hesap bakiyesi aynı kayıtla güncellenir.
Fatura, ön muhasebe kayıtlarının tutulduğu yerden kesildiğinde:
- Fatura özel entegratör üzerinden GİB'e iletilir
- Alıcı bilgisi ve tutarlar yeniden yazılmadığı için yazım hatası azalır
- Satış raporları ayrıca hazırlanmaz
- Cari hesap bakiyesi aynı kayıtla güncellenir
E-Arşiv Fatura Keserken Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası doğru girilmeli
- Unvan eksiksiz yazılmalı
- Ürünün KDV oranı kontrol edilmeli
- İşletmenizin defter türüne göre geçerli e-arşiv sınırı dikkate alınmalı
- PDF kopya arşivlenmeli
Hatalı düzenlenen faturalar usulsüzlük cezasına yol açabilir.
Küçük İşletmeler İçin En Pratik Yöntem
- Ayda birkaç fatura kesiyorsanız GİB Portal yeterli olabilir.
- Her gün düzenli fatura kesiyorsanız e-arşiv gönderebilen bir fatura takip programı işinizi kolaylaştırır.
Önmuhasebeciniz'de e-fatura ve e-arşiv Pro pakette yer alır. Faturalar GİB onaylı bir özel entegratörün altyapısıyla gönderilir.
Sonuç
2027'de kağıt fatura küçük işletmeler için de tamamen bitiyor. Geçişi son aya bırakmamak, yeni düzene alışmak için zaman kazandırır.
Hangi yöntemi seçeceğiniz fatura sayınıza bağlı. Az fatura kesiyorsanız GİB portalıyla başlayabilirsiniz. Düzenli satış yapıyorsanız faturayı cari ve stok kayıtlarıyla aynı yerden kesmek iş yükünü azaltır.
E-Arşiv Fatura Kesme Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
E-arşiv fatura kesme zorunlu mu?
Bilanço esasındaki mükellefler için 2026'dan itibaren tüm faturalarda zorunlu. Basit usul ve işletme hesabı esasındakiler için 2026 sonuna kadar vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturalarda zorunlu, 2027'den itibaren tüm faturalarda.
Mali mühür olmadan e-arşiv kesilir mi?
GİB e-Arşiv Portal'da mali mühür gerekmez, onay SMS ile verilir. Entegratör kullanan gerçek kişi mükellefler e-imza veya mobil imza kullanabilir.
GİB portal entegrasyonu ücretli mi?
Portal ücretsizdir, özel entegratör hizmetleri ücretlidir.
Kağıt fatura tamamen kalktı mı?
Bilanço esasındaki mükellefler için 2026 başında kalktı. Basit usul ve işletme hesabı esasındakiler 31 Aralık 2026'ya kadar 3.000 TL'yi aşmayan faturaları kağıtla düzenleyebilir.
E-arşiv faturayı iptal edebilir miyim?
Evet, mevzuatta belirtilen süre içinde iptal edilebilir. Güncel süreyi GİB'in e-arşiv kılavuzundan kontrol edin.
Dijital fatura gerçekten maliyet düşürür mü?
Baskı, posta ve fiziksel arşiv giderlerini ortadan kaldırır. Entegratör kullanıyorsanız fatura başına ücreti de hesaba katın.
İlgili Yazılar:
