Ön muhasebe programı işletmenin parasını takip eder: fatura, cari hesap, kasa, banka ve gelir-gider. Ticari işletme programı bunlara ek olarak işletmenin operasyonunu da yönetir: sipariş, sevkiyat, çok depolu stok, şube ve satış noktası gibi süreçler. Kısacası her ticari işletme programı ön muhasebe yapar, ama her ön muhasebe programı ticari işletme programı değildir.
Bu yazıda iki yazılım türünü yan yana koyuyor, hangi işletmenin hangisine ihtiyaç duyduğunu ve seçim yaparken nelere bakmanız gerektiğini anlatıyoruz.
Ön Muhasebe Programı Nedir?
Ön muhasebe programı, işletmenin günlük mali kayıtlarını tuttuğu yazılımdır. Temel işlevleri şunlardır:
- Fatura, e-fatura ve e-arşiv fatura kesmek ve gelen faturaları kaydetmek
- Müşteri ve tedarikçi borç-alacaklarını (cari hesapları) izlemek
- Kasa ve banka hareketlerini kaydetmek
- Gelir ve giderleri takip etmek, temel raporları almak
- Çek ve senet vadelerini izlemek
Çoğu ön muhasebe programı bunlara ek olarak temel stok takibi de sunar. Ön muhasebenin kendisini ön muhasebe nedir yazımızda ayrıntılı anlattık.
Ticari İşletme Programı Nedir?
Ticari işletme programı (piyasada kısaca "ticari program" da denir), ön muhasebe işlevlerinin üzerine alım-satım operasyonunu yöneten modüller ekleyen yazılımdır. İçerik ürüne göre değişse de genellikle şunları kapsar:
- Sipariş yönetimi: Müşteri siparişlerini almak, onaylamak ve faturaya dönüştürmek
- İrsaliye ve sevkiyat: Malın çıkışını belgelemek ve teslimatı izlemek
- Çok depolu stok: Depolar arası transfer, depo bazında stok ve sayım
- Satın alma: Tedarikçiden sipariş, mal kabul ve alış faturası eşleştirme
- Satış noktası: Barkodlu satış, kasa ekranı, şube bazında satış
- Fiyat listeleri: Müşteri grubuna, bayiye veya döviz cinsine göre farklı fiyatlar
Bazı ticari programlar üretim, bordro veya servis yönetimi gibi modüller de içerir. Bu noktadan sonra yazılım ERP'ye yaklaşır. ERP ile farkı ön muhasebe programı mı ERP mi yazımızda ele aldık.
"Ticari işletme programı" yasal bir tanım değil, bir ürün sınıfının adıdır. Bu yüzden iki kategori arasındaki sınır keskin değildir: bugün birçok bulut ön muhasebe programı stok, barkodlu satış ve e-ticaret bağlantısı gibi eskiden yalnız ticari programlarda bulunan özellikleri de sunar.
Ticari İşletme Programı ile Ön Muhasebe Programı Karşılaştırması
| Özellik | Ön muhasebe programı | Ticari işletme programı |
|---|---|---|
| Fatura, e-fatura, e-arşiv | Var | Var |
| Cari hesap takibi | Var | Var |
| Kasa, banka, çek-senet | Var | Var |
| Stok takibi | Çoğunlukla temel düzeyde var | Ayrıntılı: çok depo, transfer, sayım |
| Sipariş ve irsaliye süreci | Genellikle sınırlı veya yok | Var |
| Satın alma süreci | Genellikle yok | Var |
| Satış noktası / barkod | Bazı programlarda var | Çoğunlukla var |
| Şube ve çoklu firma | Sınırlı | Var |
| Kurulum ve öğrenme süresi | Kısa, aynı gün başlanabilir | Daha uzun, çoğu zaman eğitim gerekir |
| Maliyet | Düşük; ücretsiz planlar da var | Daha yüksek; modül ve kullanıcı sayısına göre artar |
Tablodaki satırlar genel eğilimi gösterir. Satın almadan önce ihtiyacınız olan her özelliği ürünün kendi sayfasında veya deneme hesabında kontrol edin.
Hangi İşletme İçin Hangisi?
İşletmeniz ağırlıklı olarak fatura kesip tahsilat takip ediyorsa ön muhasebe programı yeterlidir. Sipariş, sevkiyat ve depo süreçleri işinizin merkezindeyse ticari işletme programı gerekir.
Ön muhasebe programı yeterli olan işletmeler
- Hizmet işletmeleri ve serbest meslek: Danışmanlık, ajans, kuaför, eğitim gibi stoğu az olan işler. Fatura, cari ve tahsilat takibi asıl ihtiyaçtır.
- Tek mağazalı perakende: Market, butik, hırdavat gibi işletmeler. Temel stok takibi ve barkodlu satış çoğu zaman yeterlidir; barkodlu satış programı sayfamızda nasıl çalıştığını görebilirsiniz.
- Yeni kurulan işletmeler: Süreçler henüz oturmadan ağır bir yazılıma geçmek hem zaman hem para kaybettirir.
- Küçük e-ticaret işletmeleri: Sipariş hacmi yönetilebilir düzeydeyse fatura ve stok takibi yeter.
Ticari işletme programı gereken işletmeler
- Toptan ve dağıtım firmaları: Siparişten sevkiyata uzanan süreç, bayi fiyat listeleri ve çok sayıda depo.
- Çok şubeli işletmeler: Şube bazında stok, kasa ve satış takibi.
- Yoğun satın alma yapan işletmeler: Tedarikçi siparişi, mal kabul ve fatura eşleştirmesi düzenli bir süreç gerektirir.
- Üretim yapan işletmeler: Hammadde, reçete ve maliyet takibi gerekiyorsa üretim modülü olan bir ticari program ya da ERP değerlendirilmelidir.
Sektöre göre ihtiyaçları toptancılar ve perakende sayfalarımızda ayrıca anlattık.
Seçim Yaparken Sorulacak 6 Soru
- Ayda kaç fatura ve sipariş işliyorsunuz? Sipariş adımı ayrı bir süreç değilse ticari programın sipariş modülüne ihtiyacınız yoktur.
- Kaç deponuz veya şubeniz var? Tek depo ve tek satış noktası için ön muhasebe programının stok takibi yeterlidir.
- Stok takibiniz ne kadar ayrıntılı olmalı? Depolar arası transfer ve düzenli sayım gerekiyorsa ticari programa bakın. Temel kavramlar için stok yönetimi temelleri yazımıza göz atabilirsiniz.
- Kaç kişi programı kullanacak? Ticari programlarda maliyet çoğu zaman kullanıcı ve modül sayısıyla artar.
- Ne kadar sürede çalışmaya başlamanız gerekiyor? Bulut ön muhasebe programları aynı gün kullanılabilir; ticari programlarda kurulum ve eğitim süresi hesaba katılmalıdır.
- Mali müşavirinizle veri paylaşımı nasıl olacak? Her iki türde de verilerin Excel veya doğrudan erişimle mali müşavire aktarılabildiğinden emin olun.
Ön Muhasebeden Ticari Programa Ne Zaman Geçilir?
Geçiş için doğru zaman, ön muhasebe programında yaptığınız işlerin bir kısmını programın dışında, örneğin Excel'de veya kâğıt üzerinde yürütmeye başladığınız andır. Siparişleri ayrı bir tabloda tutuyorsanız, depolar arası transferleri elle hesaplıyorsanız ya da şubelerin satışlarını gün sonunda birleştiriyorsanız ön muhasebe programının sınırına gelmişsiniz demektir.
Bu noktaya gelmeden ticari programa geçmek ise gereksiz maliyet ve karmaşıklık getirir. Çoğu küçük işletme için doğru sıra, ön muhasebe programıyla başlamak ve ihtiyaç doğdukça büyümektir.
Önmuhasebeciniz Hangi Tarafta?
Önmuhasebeciniz bir ön muhasebe programıdır: fatura, e-fatura ve e-arşiv, cari hesap, stok, kasa-banka ve çek-senet takibini kapsar. Mağaza satışları için barkodla hızlı satış ve veresiye satış da aynı programdadır. Hizmet işletmeleri, tek mağazalı perakendeciler ve yeni kurulan işletmeler için bu kapsam çoğu zaman yeterlidir.
İşiniz sipariş, sevkiyat ve çok depolu operasyon üzerine kuruluysa ihtiyacınızı bize anlatın; uygun olup olmadığını açıkça söyleriz. Paketleri ön muhasebe programı fiyatları sayfasında görebilir, ücretsiz planla kredi kartı olmadan deneyebilirsiniz. Ticari program olarak bilinen Bilsoft ile karşılaştırmamız için Bilsoft alternatifi sayfasına bakabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Ticari işletme programı ile ön muhasebe programı aynı şey mi?
Hayır. Ön muhasebe programı fatura, cari, kasa ve banka gibi mali kayıtlara odaklanır. Ticari işletme programı bunlara sipariş, sevkiyat, çok depolu stok ve satın alma gibi operasyon modüllerini ekler.
Ticari işletme programı ile fatura kesilir mi?
Evet. Ticari işletme programları fatura, e-fatura ve e-arşiv fatura kesme özelliğini de içerir; çünkü ön muhasebe işlevlerinin tamamını kapsarlar.
Küçük bir işletme için hangisi daha uygundur?
Çoğu küçük işletme için ön muhasebe programı yeterlidir. Daha kısa sürede kurulur, daha kolay öğrenilir ve daha ucuzdur. Sipariş, çok depo veya şube yönetimi gerekiyorsa ticari işletme programı değerlendirilmelidir.
Ticari program ile ERP arasındaki fark nedir?
Ticari program, ön muhasebe ve alım-satım operasyonunu yönetir. ERP ise üretim, insan kaynakları, satın alma ve finans gibi tüm departmanları tek sistemde birleştirir. Ticari program, ön muhasebe ile ERP arasında bir ara basamak olarak düşünülebilir.
Ön muhasebe programından ticari programa geçerken veriler kaybolur mu?
Cari, stok ve fatura verileri genellikle Excel aracılığıyla dışa aktarılıp yeni programa alınabilir. Geçişten önce hangi verilerin nasıl aktarılacağını yeni yazılımın sağlayıcısıyla netleştirin.
İlgili Yazılar:
