"E-arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan tüketicilere kesilen dijital faturaların GİB'e bildirilmesi, güvenle saklanması ve tüketiciye iletilmesi sürecidir."
E-arşiv sistemi, perakende satış ve B2C faturalama süreçlerini dijitalleştirir. GİB tarafından denetlenen bu yapıda faturalar elektronik ortamda oluşturulur, mali mühür ile imzalanır ve 10 yıl dijital arşivde saklanır. Kağıt fatura kullanımı ortadan kalkar; tüketiciler e-posta veya SMS linki ile faturalarına anında ulaşır. Cari hesap ve stok modülleriyle entegre çalışarak manuel kayıt ihtiyacını azaltır.
E-arşiv (elektronik arşiv fatura), Vergi Usul Kanunu kapsamında nihai tüketicilere düzenlenen faturaların dijital ortamda oluşturulması, Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) bildirilmesi ve yasal süre boyunca elektronik arşivde saklanması sürecidir. E-fatura mükellefi olmayan alıcılara kesilen perakende satış, e-ticaret ve hizmet faturaları e-arşiv kapsamındadır. Kağıt fatura basımı, kargo ve fiziksel arşiv maliyeti ortadan kalkar; 10 yıllık saklama yükümlülüğü dijital ortamda otomatik karşılanır.
E-arşiv sistemi nasıl çalışır?
E-arşiv sistemi; fatura oluşturma, GİB'e bildirim, dijital arşivleme ve tüketiciye iletim adımlarını otomatikleştirir. Önmuhasebeciniz'de satış faturası oluşturduğunuzda sistem UBL-TR formatında belge üretir, mali mühür ile imzalar ve GİB'e raporlar. Fatura güvenli bulut arşivine kaydedilir; tüketiciye e-posta veya SMS ile görüntüleme linki gönderilir. cari hesap ve stok kayıtları otomatik güncellenir.
E-arşiv sistemi kimler için uygundur?
E-arşiv sistemi; perakende mağazalar, e-ticaret işletmeleri, restoran ve kafe zincirleri, otel ve konaklama tesisleri, servis ve tamir atölyeleri ile nihai tüketiciye fatura kesen tüm KOBİ'ler için uygundur. Yasal zorunluluk kapsamındaki işletmelerin yanı sıra gönüllü dijitalleşme yapan firmalar da e-arşiv ile süreçlerini hızlandırabilir. Önmuhasebeciniz'de ücretsiz hesapla GİB'e e-arşiv bildirimine de başlayabilirsiniz; gelişmiş raporlar ve yetki seviyeleri Pro pakette (6.500 TL + KDV/yıl) aktif olur.
Neler Yapabilirsiniz?
E-arşiv ile belge yönetiminizi uçtan uca güvence altına alın.
Dijital Arşivleme
Faturalarınızı güvenli bulut ortamında saklayın, otomatik sınıflandırma ve yasal arşivleme süreleriyle uyumlu çalışın.
Hızlı Arama
Gelişmiş filtreler, tarih aralığı ve müşteri bazlı arama ile belgelere anında erişin.
Güvenlik & GİB Uyumu
GİB onaylı entegrasyon, şifreli saklama ve mali mühür ile yasal geçerlilik.
Mobil & Otomasyon
Mobil erişim, otomatik arşivleme ve toplu fatura ile süreçleri hızlandırın.
Dijital Arşivleme Özellikleri
1
Otomatik Sınıflandırma
Belgeleriniz tür ve tarih bazlı otomatik kategorize edilir
2
Güvenli Bulut Depolama
Şifreli bulut ortamında yedekli saklama
3
Yasal Arşiv Süreleri
10 yıl saklama yükümlülüğü otomatik takip edilir
4
Otomatik Yedekleme
Günlük yedekleme ile veri güvenliği
Hızlı Arama Özellikleri
1
Gelişmiş Filtreler
Tarih, müşteri, tutar ve belge türüne göre arama
2
Tarih Aralığı Araması
Belirli dönemlere ait faturaları anında listeleme
3
Müşteri Bazlı Filtreleme
Müşteri veya vergi no ile hızlı erişim
4
Anında Belge Erişimi
Tek tıkla PDF görüntüleme ve indirme
Güvenlik & GİB Uyumu Özellikleri
1
GİB Onaylı Entegratör
Gelir İdaresi Başkanlığı onaylı entegrasyon
2
Şifreli Veri Saklama
Bulut ortamında şifreli ve güvenli saklama
3
Mali Mühür Desteği
Yasal geçerlilik için mali mühür ile imzalama
4
KVKK Uyumlu Saklama
Kişisel verilerin korunması kanununa uyum
Mobil & Otomasyon Özellikleri
1
Mobil Erişim
Cep ve tabletten fatura görüntüleme ve arama
2
Toplu Fatura
Çok sayıda e-arşiv faturayı tek seferde kesin
3
Otomatik Arşivleme
Kesilen faturaların otomatik arşive aktarılması
4
E-posta ve SMS İletimi
Tüketiciye otomatik fatura linki gönderimi
E-Arşiv Sisteminin Avantajları
Dijital arşivleme ile işletmenize somut katkı sağlayan avantajlar.
Maliyet Tasarrufu
Kağıt, baskı, kargo ve fiziksel arşiv maliyetlerinden kurtularak operasyonel giderleri düşürün.
Hızlı Erişim
Arşivlenmiş faturalara saniyeler içinde ulaşın; denetim ve müşteri taleplerine anında yanıt verin.
Yasal Uyumluluk
10 yıl saklama ve GİB bildirim gereklilikleri otomatik karşılanır; denetim riski azalır.
Cari Hesap Entegrasyonu
E-arşiv faturaları otomatik cari hesaba yansır; borç-alacak ve gelir kayıtları güncel kalır.
E-Arşivi Mobilden Yönetin
Web tabanlı e-arşiv sistemimize telefon ve tabletinizden erişin. E-arşiv fatura kesin, arşivlenmiş belgeleri arayın ve tüketiciye fatura linki gönderin. iOS ve Android uygulamaları ile satış noktasında bile dijital faturalama yapın.
Anlık
Vade Hatırlatma
Canlı
Cari Bakiye
Eğitim & Destek
Adım Adım E-Arşiv Başlangıç
E-arşiv kullanmaya başlamak için birkaç basit adım yeterli.
1
1
GİB'den E-Arşiv Yetkisi Alın
GİB e-Belge portalı veya vergi dairesi üzerinden e-arşiv düzenleme yetkisi başvurusu yapın. Teknik destek ekibimiz bu süreçte size yardımcı olur.
E-arşiv (elektronik arşiv fatura), e-fatura mükellefi olmayan nihai tüketicilere veya belirli alıcılara kesilen faturaların dijital ortamda oluşturulması, GİB'e raporlanması ve 10 yıl saklanması sürecidir. Kağıt faturanın yerine geçer; tüketiciye e-posta veya SMS ile link gönderilerek faturaya erişim sağlanır.
E-arşiv fatura, perakende satış, e-ticaret veya hizmet faturalarında nihai tüketiciye düzenlenen dijital fatura belgesidir. E-faturadan farklı olarak alıcı e-fatura mükellefi olmak zorunda değildir. Fatura GİB sistemine bildirilir, dijital arşivde saklanır ve tüketici link üzerinden görüntüleyebilir.
E-fatura, e-fatura mükellefi olan alıcılara GİB posta kutusu üzerinden iletilen belgedir. E-arşiv fatura ise e-fatura mükellefi olmayan tüketicilere kesilir; GİB'e raporlanır ve dijital arşivde saklanır. Önmuhasebeciniz her iki belge türünü tek platformdan yönetir.
Belirli ciro limitlerini aşan, perakende satış yapan, e-ticaret faaliyetinde bulunan veya sektörel düzenlemelerle kapsama alınan işletmeler için e-arşiv fatura kullanımı yasal zorunluluktur. Zorunluluk durumunuzu güncel GİB tebliğlerine göre kontrol etmeniz önerilir.
Perakende satış yapan işletmeler, belirli cirosun üzerinde olan firmalar, e-ticaret mükellefleri ve bazı sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler e-arşiv kapsamına girebilir. E-fatura mükellefi olup olmadığınızdan bağımsız olarak perakende satışlarda e-arşiv fatura kesmeniz gerekebilir.
Önmuhasebeciniz'de satış faturası oluştururken belge türünü e-arşiv olarak seçersiniz. Sistem faturayı mali mühür ile imzalar, GİB'e bildirir ve dijital arşive kaydeder. Tüketiciye e-posta veya SMS ile fatura linki otomatik gönderilebilir.
Vergi mevzuatına göre e-arşiv faturalar 10 yıl süreyle saklanmalıdır. Önmuhasebeciniz e-arşiv belgelerini güvenli bulut ortamında tutar; yasal saklama süresi dolmadan belgeler silinemez. Dönem, müşteri veya fatura numarasına göre arama yapabilirsiniz.
E-arşiv belgeleri şifreli bulut sunucularda saklanır; otomatik yedekleme ile veri güvenliği sağlanır. GİB formatına uygun UBL-TR yapısında arşivlenir ve denetim süreçlerinde hızlı erişim için indekslenir. Fiziksel arşiv ve kağıt depolama ihtiyacı ortadan kalkar.
Tüketiciler satış noktasında e-posta veya SMS ile gönderilen fatura linkine tıklayarak belgeyi görüntüleyebilir ve PDF olarak indirebilir. Ayrıca GİB e-Belge sorgulama portalı üzerinden TC Kimlik No ve fatura bilgileri ile erişim mümkündür.
Mali mühür veya e-imza temin ettikten sonra GİB e-Belge portalı üzerinden e-arşiv mükellefiyeti başvurusu yapılır. Başvuru onaylandıktan sonra Önmuhasebeciniz entegratör altyapısı ile e-arşiv fatura kesmeye başlayabilirsiniz. Teknik destek ekibimiz kurulum sürecinde yardımcı olur.
Önmuhasebeciniz e-arşiv entegrasyonunu ücretsiz hesapta da sunar. GİB mükellefiyetiniz aktif olduktan sonra e-arşiv modülü açılır; ayrı masaüstü yazılım kurulumu gerekmez. Faturalar cari hesap, stok ve gelir-gider modülleriyle otomatik senkronize olur.
Evet. Ücretsiz hesapta fatura oluşturma ve arşivlemenin yanında GİB'e e-arşiv fatura bildirimi (e-arşiv entegrasyonu) da vardır; fatura, cari ve stok kaydında sınır yoktur. Gelişmiş raporlar, yetki seviyeleri, öncelikli destek ve kurulum / veri aktarım desteği Pro (Yıllık) pakette sunulur (6.500 TL + KDV/yıl).
Evet. Önmuhasebeciniz web tabanlı olduğu için telefon ve tabletinizden e-arşiv fatura oluşturabilir, arşivlenmiş belgeleri arayabilir ve tüketiciye link gönderebilirsiniz. iOS ve Android uygulamaları da mevcuttur.
Evet. Teknik destek ekibimiz hafta içi 09:00–18:00 saatleri arasında e-arşiv kurulumu, GİB entegrasyonu ve kullanım eğitimi konularında yardımcı olur. Kaynak kütüphanesinde e-arşiv rehberleri ve adım adım kılavuzlar bulunur.
İçerik sorumlusu: Oğuzhan Genç · Finans Uzmanı
|Son güncelleme:
Yazar
Oğuzhan Genç
Finans Uzmanı
Oğuzhan Genç, KOBİ'lerin ön muhasebe, e-fatura ve finansal süreçlerini anlaşılır hale getirmek için içerik hazırlayan Önmuhasebeciniz finans uzmanıdır. İşletmelerin günlük mali kayıt, fatura ve nakit akışı konularında pratik bilgiye ulaşmasına yardımcı olur.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır; yatırım veya vergi danışmanlığı değildir. Kesin bilgi için mali müşavirinize danışın.
E-Arşiv & Fatura Bilgi Köşesi
E-arşiv ve faturalama hakkında güncel rehberlere göz atın.
GİB onaylı e-arşiv ile yasal yükümlülüklerinizi kolayca yerine getirin, fiziksel depolama maliyetlerinden kurtulun. Ücretsiz hesap oluşturun, e-arşiv entegrasyonunu hemen kullanmaya başlayın.
