E-arşiv fatura, Vergi Usul Kanunu'na göre elektronik ortamda düzenlenen, saklanan ve gerektiğinde elektronik ortamda ibraz edilen faturadır. E-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (tüketicilere ve e-fatura mükellefi olmayan firmalara) kesilen elektronik faturalar e-arşiv olarak düzenlenir. Düzenlenen e-arşiv faturaların bilgileri, kesildiği günü izleyen günün sonuna kadar Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) raporlanır.
Kâğıt faturaya göre basım, zarf ve posta masrafı yoktur; fatura alıcıya e-posta ile ya da GİB portalı üzerinden ulaştırılır. 1 Ocak 2026'dan itibaren bilanço esasına göre defter tutan işletmeler kâğıt fatura kesemiyor; e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara kestikleri her fatura e-arşiv olmak zorunda.
Hangi Hallerde E-arşiv Fatura Kesilmektedir?
Gönderici e-fatura mükellefiyse ve alıcı e-fatura sistemine kayıtlı değilse fatura e-arşiv olarak düzenlenir. Alıcı da e-fatura mükellefiyse e-fatura kesilir. İkisi arasındaki ayrımı e-fatura ve e-arşiv arasındaki farklar yazımızda ayrıntılı anlattık.
VUK'a göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir; bu kural e-arşiv faturalar için de geçerlidir. Fatura alıcıya elektronik ortamda iletilir.
Hatalı kesilen bir e-arşiv fatura, alıcıya iletildiği ya da GİB'e raporlandığı tarihten itibaren 8 gün içinde iptal edilebilir. İptal işlemi de GİB sistemine bildirilir. Faturalar elektronik ortamda saklandığı için klasör ve arşiv alanı gerekmez.
Kimler E-arşiv Fatura Mükellefi Olur?
509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, 2020'den itibaren bazı mükellefler için e-arşiv zorunluluğu getirdi. E-fatura uygulamasına kayıtlı olanlar, internet üzerinden mal veya hizmet satanlardan belirli ciroyu aşanlar ve internet ortamında reklam ya da aracılık hizmeti verenler bu kapsamdadır.
Aynı tebliğ, e-fatura sistemine kayıtlı olmayanlar için tutar sınırları da koymuştu: vergi mükellefi olmayanlara vergiler dahil 30.000 TL'yi, vergi mükelleflerine 5.000 TL'yi aşan faturalar GİB'in e-Arşiv Portalı'ndan kesilmek zorundaydı. Bu iki sınır 2026'da yerini yeni kurallara bıraktı.
589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile 1 Ocak 2026'dan itibaren kural, mükellefin defter tutma usulüne göre belirleniyor:
- Bilanço esasına göre defter tutanlar: Tutardan bağımsız olarak tüm faturalarını elektronik (e-fatura veya e-arşiv) düzenlemek zorundadır.
- Basit usul ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar: 31 Aralık 2026'ya kadar vergiler dahil 3.000 TL'yi aşmayan faturaları kâğıt olarak düzenleyebilir; bu tutarı aşan faturalar e-arşiv olmalıdır. 2027'den itibaren bu gruptaki mükelleflerin de tüm faturaları elektronik olacaktır.
Fatura düzenleme sınırı (bu tutarı aşan satışlarda fatura kesmek zorunludur) 2026 için 12.000 TL'dir. Kendi durumunuzu mali müşavirinizle kontrol edin; zorunluluk kapsamı yıllık olarak güncellenebiliyor.
E-arşiv fatura kesmek için GİB'in ücretsiz e-Arşiv Portalı'nı ya da bir özel entegratörün altyapısını kullanan bir programı tercih edebilirsiniz. Faturaları zaten bir ön muhasebe programı üzerinden kesiyorsanız, e-arşivi aynı ekrandan göndermek kayıtları tek yerde tutar.
E-arşiv Fatura Kullanmanın Sağladığı Avantajlar Nelerdir?
Zorunluluk bir yana, e-arşiv faturaya geçen işletmeler günlük işlerde de fark görür.
Maliyet Tasarrufu
Fatura basımı, zarf ve posta masrafı ortadan kalkar. Faturalar fiziksel olarak saklanmadığı için arşiv dolabı ya da depo alanı da gerekmez.
Zaman Tasarrufu
Fatura birkaç dakikada hazırlanıp alıcıya e-posta ile gönderilir. Kâğıt faturada kargo veya elden teslim günler sürebilir.
Nakit Akışı İyileştirmesi
Fatura müşteriye aynı gün ulaştığı için ödeme süresi de daha erken başlar. Özellikle vadeli çalışan küçük işletmelerde bu birkaç günlük fark tahsilatı öne çeker.
Muhasebe Verimliliği
Elektronik faturalar programdaki kayıtlarla eşleştiği için elle veri girişi azalır. Postada kaybolan fatura sorunu da yaşanmaz.
Arşiv Yönetimi
Geçmiş dönem faturaları tarih, alıcı veya tutar ile aranarak bulunur. Vergi incelemesinde istenen belgeyi hazırlamak kolaylaşır.
Çevresel Faydalar
Kâğıt ve toner kullanımı azalır.
E-arşiv Fatura Sistemine Geçiş Süreci
Geçiş için önce faturaları nereden keseceğinize karar verin: GİB e-Arşiv Portalı ya da e-arşiv desteği olan bir program. Portal ücretsizdir ancak kayıtlarınız muhasebe programınızla bağlantılı olmaz.
Program kullanacaksanız müşteri ve ürün kartlarınızı hazırlayın, fatura şablonunuzu kontrol edin ve faturaları kesecek çalışanlara kısa bir deneme yaptırın. Geçiş tarihini ve hangi belgeleri elektronik keseceğinizi mali müşavirinizle netleştirin.
Sonuç
2026'da bilanço esasına göre defter tutan işletmeler için tüm faturalar elektronik; basit usul ve işletme hesabı esasındakiler için ise 3.000 TL üzeri faturalar e-arşiv. 2027'de bu ikinci gruptaki kâğıt fatura imkânı da sona eriyor. Henüz geçmediyseniz faturalarınızı nereden keseceğinizi şimdiden seçin ve mali müşavirinizle geçiş tarihini planlayın.
Önmuhasebeciniz'de e-fatura ve e-arşiv, ücretsiz planda da, GİB onaylı bir özel entegratörün altyapısı üzerinden gönderilir. Ücretsiz hesap açıp programı deneyebilirsiniz.
E-arşiv Fatura Hakkında Sık Sorulan Sorular
E-arşiv fatura nedir?
Elektronik ortamda düzenlenen, saklanan ve ibraz edilen faturadır. E-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara kesilir.
Kimler e-arşiv fatura mükellefidir?
E-fatura mükellefleri, kayıtlı olmayan alıcılara kestikleri faturaları e-arşiv olarak düzenler. 1 Ocak 2026'dan itibaren bilanço esasına göre defter tutanlar tüm faturalarını elektronik keser. Basit usul ve işletme hesabı esasındakiler 2026 sonuna kadar 3.000 TL'yi aşan faturaları e-arşiv olarak düzenler. 2027'den itibaren bu gruptakilerin tüm faturaları da elektronik olacaktır.
E-arşiv fatura nasıl kesilir?
GİB e-Arşiv Portalı'ndan ya da e-arşiv desteği olan bir program üzerinden düzenlenir ve alıcıya elektronik olarak iletilir. Fatura bilgileri, düzenlendiği günü izleyen günün sonuna kadar GİB'e raporlanır. Fatura, teslim veya hizmet tarihinden itibaren en geç 7 gün içinde kesilmelidir.
E-arşiv fatura avantajları nelerdir?
Basım ve posta masrafı olmaz, fatura alıcıya hemen ulaşır, geçmiş faturalar kolayca aranır ve kâğıt arşiv gerekmez.
E-arşiv fatura iptal edilebilir mi?
Evet. E-arşiv fatura, alıcıya iletildiği veya GİB'e raporlandığı tarihten itibaren 8 gün içinde iptal edilebilir ve iptal GİB sistemine bildirilir.
Kaynaklar
- GİB — 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği (589 dahil güncel hali): e-arşiv zorunluluğu kapsamı, eski 5.000 / 30.000 TL sınırları ve 3.000 TL kuralının dayanağı (Bölüm IV.2).
- Resmî Gazete — VUK Genel Tebliği (Sıra No: 509)'nde Değişiklik (Sıra No: 589), 31.12.2025: basit usul ve işletme hesabı esasındakiler için 31.12.2026'ya kadar süre ve 1.1.2027 başlangıcı.
- GİB — e-Arşiv Uygulamaları İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu: e-arşiv faturanın 8 gün içinde iptal edilebilmesi.
- mevzuat.gov.tr — 213 sayılı Vergi Usul Kanunu: faturanın teslim veya hizmet tarihinden itibaren 7 gün içinde düzenlenmesi (md. 231) ve fatura kullanma mecburiyeti (md. 232).
İlgili Yazılar:
