E-fatura ve E-arşiv Fatura: Farkları ve Seçim Rehberi

E-fatura ve e-arşiv fatura, Vergi Usul Kanunu ile alakalı değişiklik sonrasında birbirine en çok karıştırılan konular olmuştur. Birbirine benzer olsa da aralarında bulunan ufak farklılıklar e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamalarına dair değerlendirmeleri gerektirmektedir. Bu rehberde e-fatura ve e-arşiv fatura ile alakalı bütün merak ettiklerinizi değerlendirme şansına sahip olabileceksiniz. Böylelikle iki kavramın birbiri ile benzerlikleri ve farklılıklarını daha net bir şekilde anlayabilirsiniz.

E-fatura Nedir?

E-fatura, faturaların elektronik ortamda düzenlenebilmesine olanak sağlayan ve kâğıt fatura devrine son veren bir uygulamadır. Elektronik ortamda hazırlanan faturaların iletilmesi ve arşivlenmesi de yine dijital ortamlarda gerçekleşmektedir. E-fatura mükelleflerinin VUK kapsamında belli koşulları sağlaması gerekmektedir. Koşulları taşıyan işletmeler e-fatura keser ve kendisine kesilen faturalar da e-fatura niteliğinde olur.

E-arşiv Fatura Nedir?

E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi ve kuruluşlara yönelik düzenlenen fatura türüdür. Süreçlerin tıpkı e-faturada olduğu gibi online şekilde devam ettiği bilinmektedir. Ancak faturanın muhatabı ya da faturayı oluşturan mükelleflerin VUK kapsamında e-fatura mükellefi olacak şartlara sahip olmadığı kabul edilmektedir.

E-fatura ve E-arşiv Fatura Arasındaki Farklılıklar

İki fatura tipinin birbirine benzerlikler barındırdığı görülse de faturaları birbirinden ayıran pek çok detaydan da söz etmek gerekir. Aşağıda e-fatura ve e-arşiv faturayı birbirinden ayıran konuların neler olduğunu değerlendirebilirsiniz.

E-fatura sürecin tamamının dijital ortamda gerçekleştiği ve kâğıt faturaya ihtiyaç duyulmayan bir süreci ifade eder. Fakat e-arşiv faturada muhatabın e-fatura mükellefi olmamasından kaynaklanarak kâğıt çıktı da iletilmektedir.
E-fatura zorunlu ya da gönüllü olarak her işletmenin tercih edebileceği bir sistemdir. Bu kapsamda e-fatura kullanmak isteyen işletmelerin hem e-fatura hem de e-arşiv fatura kullanmaları olasıdır. Ancak e-arşiv fatura için mutlaka e-fatura kapsamında kayıt yapılmalıdır. Aksi durumda bu sistemin tercih edilmesi pek mümkün olmayacaktır.
E-faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı’na bağlı gönderim merkezi sayesinde ilgililere ulaştırılmaktadır. Gönderilen faturalara dair ekstradan bir raporlama yapmaya gerek yoktur. E-arşiv fatura ise günlük raporlama yapılması gereken bir süreci ifade eder. Bu süreçler genellikle e-arşiv fatura hizmetinin kullanılmasına aracılık eden çözüm ortaklarınca gerçekleştirilmektedir.
E-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden kapalı devre sistemi ile fatura gönderme ve alma işlemlerine konu olur. Göndericiler ve alıcıların bu sistemden işlem yapması gerekirken iptal söz konusu değildir. Fatura alıcısının ret ya da iade talebi söz konusu olmaktadır. E-arşiv fatura ise ilgilisine e-posta ya da SMS aracılığıyla ulaştırılmaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlama ise sonraki gün 24.00’a kadar olmalıdır.
E-fatura için Entegrasyon, GIB Portal ya da Özel Entegratör tercih edilmektedir. E-arşiv faturada ise Özel Entegratör ya da şahsi bilgi sistemlerinden onay alınmaktadır. Bu bağlamda iki sistem birbirinden ayrışır.
E-arşiv faturada mali mühür ve zaman damgası bulunmaktadır. Ancak e-faturada herhangi bir zaman damgası yoktur.

E-arşiv mi E-fatura mı Kullanılmalı?

Birbirine yönelik benzerlikleri ve farklılıkları bulunan iki seçenek Türkiye’de milyonlarca mükellef tarafından kullanılmaktadır. Vergi Usul Kanunu’na uyum ve muhasebe sistemleri ile sürecin kolaylaştırılması kapsamında siz de iki alternatif arasından bir seçim yapabilirsiniz. Muhasebe entegrasyonları ve e-fatura süreçleri ile ilgili sorunsuz bir deneyim için uzmanlarımızdan bilgi alabilirsiniz.