26 Kasım 2023

E-fatura ve E-arşiv Fatura: Farkları ve Seçim Rehberi

E-fatura ve e-arşiv fatura, Vergi Usul Kanunu'ndaki değişikliklerden sonra en çok karıştırılan konulardır. Birbirine benzer görünseler de aralarında önemli farklar vardır. Bu rehberde, her iki sistem hakkında merak ettiğiniz her şeyi bulabilirsiniz. Böylece iki kavramın benzerliklerini ve farklılıklarını daha iyi anlayabilirsiniz.

İşletmelerin dijital dönüşüm sürecinde fatura yönetimi çok önemlidir. Kâğıt faturadan elektronik faturaya geçiş hem yasal zorunluluk hem de verimlilik açısından gereklidir. E-fatura ve e-arşiv fatura sistemleri bu dönüşümün temel taşlarıdır. Her iki sistem de elektronik fatura düzenleme, gönderme ve arşivleme imkanı sunar. Ancak kullanım alanları ve teknik özellikleri farklıdır.

Bu rehberde, e-fatura ve e-arşiv fatura sistemlerini detaylı şekilde karşılaştıracağız. Her iki sistemin tanımlarını, kullanım alanlarını ve teknik özelliklerini açıklayacağız. Ayrıca hangi durumlarda hangi sistemin tercih edilmesi gerektiğine dair pratik öneriler sunacağız.

E-fatura Nedir?

E-fatura, faturaların elektronik ortamda düzenlenmesini sağlayan bir uygulamadır. Kâğıt fatura dönemini sona erdirmiştir. Elektronik ortamda hazırlanan faturaların iletilmesi ve arşivlenmesi de dijital ortamda yapılır. E-fatura mükelleflerinin Vergi Usul Kanunu kapsamında belirli koşulları sağlaması gerekir. Bu koşulları taşıyan işletmeler e-fatura keser. Kendilerine kesilen faturalar da e-fatura olur.

E-fatura sistemi, Gelir İdaresi Başkanlığı (GIB) tarafından yönetilir. Bu sistem sayesinde fatura süreçleri tamamen dijitalleşir. Kâğıt kullanımı ortadan kalkar. E-fatura sistemine kayıt olan işletmeler, kendi faturalarını elektronik ortamda düzenleyebilir. Ayrıca kendilerine gönderilen faturaları da elektronik ortamda alabilirler.

E-fatura sisteminin en önemli avantajı, fatura gönderim ve alma süreçlerinin otomatik olmasıdır. Bu sayede işletmeler zaman kazanır. İnsan hatası riski azalır. Ayrıca e-fatura sistemi, fatura takibi ve raporlama işlemlerini kolaylaştırır. E-fatura sistemi hakkında daha detaylı bilgi için ilgili yazımızı inceleyebilirsiniz.

E-fatura Sistemine Kayıt Koşulları

E-fatura sistemine kayıt olmak için belirli koşulların sağlanması gerekir. Bu koşullar işletmenin ciro seviyesine, faaliyet alanına ve mükellef türüne göre belirlenir. Bazı işletmeler için e-fatura kullanımı zorunludur. Bazıları için ise gönüllü kayıt yapılabilir. E-fatura sistemine kayıt işlemleri GIB portalı üzerinden yapılır. Genellikle birkaç gün içinde tamamlanır.

E-fatura sistemine kayıt olduktan sonra, işletmeler fatura düzenleme ve alma işlemlerini sistem üzerinden yapabilir. Sistem, fatura gönderim ve alma işlemlerini otomatik olarak kaydeder ve arşivler. Bu sayede işletmeler fatura geçmişlerini kolayca takip edebilir. Gerekli raporları da oluşturabilirler.

E-arşiv Fatura Nedir?

E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi ve kuruluşlara yönelik düzenlenen fatura türüdür. Süreçler e-faturada olduğu gibi online şekilde devam eder. Ancak faturanın muhatabı veya faturayı oluşturan mükellefler, Vergi Usul Kanunu kapsamında e-fatura mükellefi olacak şartlara sahip değildir.

E-arşiv fatura sistemi, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan müşterilere fatura göndermek isteyen işletmeler için tasarlanmıştır. Bu sistem sayesinde, e-fatura mükellefi olan işletmeler, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan müşterilerine de elektronik fatura gönderebilir. E-arşiv fatura, kâğıt fatura yerine geçer ve yasal olarak geçerlidir.

E-arşiv fatura sisteminin en önemli özelliği, fatura gönderim yöntemidir. E-arşiv faturalar, müşterilere e-posta veya SMS yoluyla gönderilir. Ayrıca e-arşiv faturalar, mali mühür ve zaman damgası ile imzalanır. Bu sayede faturanın güvenliği ve geçerliliği sağlanır. E-arşiv fatura sistemi hakkında daha detaylı bilgi için ilgili yazımızı inceleyebilirsiniz.

E-arşiv Fatura Kullanım Senaryoları

E-arşiv fatura sistemi, özellikle B2C (işletmeden tüketiciye) işlemlerde yaygın olarak kullanılır. E-fatura sistemine kayıtlı olmayan bireysel müşterilere fatura göndermek isteyen işletmeler, e-arşiv fatura sistemini tercih edebilir. Ayrıca küçük işletmeler ve serbest meslek sahipleri gibi e-fatura sistemine kayıt olma zorunluluğu bulunmayan mükelleflerle iş yapan işletmeler de e-arşiv fatura kullanabilir.

E-arşiv fatura sisteminin bir diğer önemli özelliği, günlük raporlama zorunluluğudur. E-arşiv fatura düzenleyen işletmeler, düzenledikleri faturaları GIB'a günlük olarak raporlamak zorundadır. Bu raporlama işlemi genellikle e-arşiv fatura hizmeti sağlayan çözüm ortakları tarafından otomatik olarak yapılır.

E-fatura ve E-arşiv Fatura Arasındaki Farklılıklar

İki fatura tipi birbirine benzer görünse de aralarında önemli farklar vardır. Aşağıda e-fatura ve e-arşiv faturayı birbirinden ayıran konuları bulabilirsiniz.

Fatura Gönderim Yöntemi

E-fatura, sürecin tamamının dijital ortamda gerçekleştiği bir sistemdir. Kâğıt faturaya ihtiyaç yoktur. E-fatura sisteminde, faturalar GIB'ın gönderim merkezi üzerinden alıcıya ulaştırılır. Tamamen elektronik ortamda işlem görür. E-arşiv faturada ise muhatabın e-fatura mükellefi olmaması nedeniyle kâğıt çıktı da iletilir. E-arşiv faturalar, müşterilere e-posta veya SMS yoluyla gönderilir. Müşteri isterse kâğıt çıktı alabilir.

Sistem Kayıt Gerekliliği

E-fatura zorunlu ya da gönüllü olarak her işletmenin tercih edebileceği bir sistemdir. E-fatura kullanmak isteyen işletmeler hem e-fatura hem de e-arşiv fatura kullanabilir. Ancak e-arşiv fatura için mutlaka e-fatura kapsamında kayıt yapılmalıdır. Aksi durumda bu sistem kullanılamaz. Yani e-arşiv fatura kullanmak isteyen bir işletme, öncelikle e-fatura sistemine kayıt olmak zorundadır.

Raporlama Süreçleri

E-faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı'na bağlı gönderim merkezi sayesinde ilgililere ulaştırılır. Gönderilen faturalara dair ekstra bir raporlama yapmaya gerek yoktur. Sistem, fatura gönderim ve alma işlemlerini otomatik olarak kaydeder. E-arşiv fatura ise günlük raporlama yapılması gereken bir süreçtir. Bu süreçler genellikle e-arşiv fatura hizmeti sağlayan çözüm ortakları tarafından yapılır. E-arşiv fatura düzenleyen işletmeler, düzenledikleri faturaları GIB'a günlük olarak raporlamak zorundadır.

İşlem Akışı ve İptal Süreçleri

E-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden kapalı devre sistemi ile fatura gönderme ve alma işlemlerine konu olur. Göndericiler ve alıcıların bu sistemden işlem yapması gerekir. İptal söz konusu değildir. Fatura alıcısının ret ya da iade talebi olabilir. E-arşiv fatura ise ilgilisine e-posta ya da SMS aracılığıyla ulaştırılır. Gelir İdaresi Başkanlığı'na raporlama sonraki gün 24.00'a kadar yapılmalıdır. E-arşiv faturalarda iptal işlemi, fatura gönderilmeden önce yapılabilir.

Entegrasyon Yöntemleri

E-fatura için entegrasyon, GIB Portal ya da Özel Entegratör tercih edilir. İşletmeler, ihtiyaçlarına göre bu yöntemlerden birini seçebilir. E-arşiv faturada ise Özel Entegratör ya da onaylı bilgi sistemleri kullanılır. Bu bağlamda iki sistem birbirinden ayrışır. E-arşiv fatura için mutlaka bir özel entegratör veya onaylı bilgi sistemi kullanılması gerekir.

Güvenlik ve İmzalama

E-arşiv faturada mali mühür ve zaman damgası bulunmaktadır. Bu özellikler, faturanın güvenliğini ve geçerliliğini sağlar. Ancak e-faturada herhangi bir zaman damgası yoktur. E-fatura sisteminde güvenlik, GIB'ın kapalı devre sistemi ve dijital imza ile sağlanır. Her iki sistem de yasal olarak geçerlidir ve Vergi Usul Kanunu'na uygundur.

E-arşiv mi E-fatura mı Kullanılmalı?

Birbirine benzerlikleri ve farklılıkları bulunan iki seçenek Türkiye'de milyonlarca mükellef tarafından kullanılmaktadır. Vergi Usul Kanunu'na uyum ve muhasebe sistemleri ile sürecin kolaylaştırılması için iki alternatif arasından bir seçim yapabilirsiniz. Muhasebe entegrasyonları ve e-fatura süreçleri ile ilgili sorunsuz bir deneyim için uzmanlarımızdan bilgi alabilirsiniz.

E-fatura Ne Zaman Tercih Edilmelidir?

E-fatura sistemi, özellikle B2B (işletmeden işletmeye) işlemlerde tercih edilir. Müşterileriniz çoğunlukla e-fatura sistemine kayıtlı işletmeler ise, e-fatura kullanmanız önerilir. E-fatura sistemi, fatura gönderim ve alma süreçlerini otomatikleştirir. Raporlama yükünü azaltır. Ayrıca e-fatura sistemi, fatura takibi ve arşivleme işlemlerini de kolaylaştırır.

E-fatura sisteminin bir diğer avantajı, kâğıt kullanımını tamamen ortadan kaldırmasıdır. Bu sayede hem çevre dostu bir yaklaşım benimsenir hem de maliyetler azalır. E-fatura sistemi, özellikle yüksek hacimli fatura işlemleri yapan işletmeler için idealdir.

E-arşiv Fatura Ne Zaman Tercih Edilmelidir?

E-arşiv fatura sistemi, özellikle B2C (işletmeden tüketiciye) işlemlerde tercih edilir. Müşterileriniz çoğunlukla e-fatura sistemine kayıtlı olmayan bireysel müşteriler veya küçük işletmeler ise, e-arşiv fatura kullanmanız önerilir. E-arşiv fatura sistemi, bu tür müşterilere elektronik fatura göndermenize olanak tanır.

E-arşiv fatura sistemi, aynı zamanda hem e-fatura hem de e-arşiv fatura kullanmak isteyen işletmeler için de uygundur. Bu sayede işletmeler, müşteri portföylerine göre uygun fatura türünü seçebilir. E-arşiv fatura sistemi, özellikle perakende sektöründe faaliyet gösteren işletmeler için idealdir.

Her İki Sistemi Birlikte Kullanmak

Birçok işletme, hem e-fatura hem de e-arşiv fatura sistemlerini birlikte kullanır. Bu yaklaşım, işletmelerin müşteri portföylerine göre uygun fatura türünü seçmelerine olanak tanır. E-fatura sistemine kayıtlı müşterilere e-fatura gönderilir. E-fatura sistemine kayıtlı olmayan müşterilere ise e-arşiv fatura gönderilir. Bu sayede işletmeler, tüm müşterilerine elektronik fatura gönderebilir.

Her iki sistemi birlikte kullanmak, işletmelerin fatura yönetim süreçlerini optimize etmelerine yardımcı olur. Ayrıca bu yaklaşım, işletmelerin yasal gerekliliklere uyum sağlamalarını da kolaylaştırır. Muhasebe programı entegrasyonları sayesinde, her iki sistem de otomatik olarak yönetilebilir.

Sonuç

E-fatura ve e-arşiv fatura sistemleri, işletmelerin dijital dönüşüm sürecinde kritik bir rol oynar. Her iki sistem de elektronik fatura düzenleme, gönderme ve arşivleme imkanı sunar. Ancak kullanım alanları ve teknik özellikleri bakımından farklılıklar gösterir. İşletmelerin, müşteri portföylerine ve iş ihtiyaçlarına göre uygun sistemi seçmeleri önemlidir.

E-fatura sistemi, özellikle B2B işlemlerde ve yüksek hacimli fatura işlemlerinde tercih edilir. E-arşiv fatura sistemi ise, özellikle B2C işlemlerde ve e-fatura sistemine kayıtlı olmayan müşterilere fatura göndermek isteyen işletmeler için idealdir. Her iki sistemi birlikte kullanmak da mümkündür. Birçok işletme bu yaklaşımı benimser.

Vergi Usul Kanunu'na uyum sağlamak ve fatura yönetim süreçlerini optimize etmek için, e-fatura ve e-arşiv fatura sistemleri hakkında detaylı bilgi sahibi olmak önemlidir. Bu rehberde, her iki sistemin özelliklerini, farklılıklarını ve kullanım alanlarını detaylı şekilde ele aldık. İşletmeniz için en uygun sistemi seçmek ve süreçleri optimize etmek için uzmanlarımızdan destek alabilirsiniz.

E-fatura ve E-arşiv Fatura Hakkında Sık Sorulan Sorular

E-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki temel fark nedir?

E-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki temel fark, fatura gönderim yöntemi ve alıcı profili ile ilgilidir. E-fatura, e-fatura sistemine kayıtlı işletmelere gönderilir. GIB'ın gönderim merkezi üzerinden ulaştırılır. E-arşiv fatura ise, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan müşterilere gönderilir. E-posta veya SMS yoluyla ulaştırılır. Ayrıca e-arşiv faturalarda mali mühür ve zaman damgası bulunur. E-faturalarda bu özellikler bulunmaz.

E-arşiv fatura kullanmak için e-fatura sistemine kayıt olmak gerekir mi?

Evet, e-arşiv fatura kullanmak için mutlaka e-fatura sistemine kayıt olmak gerekir. E-arşiv fatura sistemi, e-fatura sistemine kayıtlı işletmeler tarafından kullanılabilir. E-fatura sistemine kayıt olmadan e-arşiv fatura kullanmak mümkün değildir. Bu nedenle, e-arşiv fatura kullanmak isteyen işletmelerin öncelikle e-fatura sistemine kayıt olmaları gerekir.

E-fatura ve e-arşiv fatura sistemlerini birlikte kullanabilir miyim?

Evet, e-fatura ve e-arşiv fatura sistemlerini birlikte kullanmak mümkündür. Birçok işletme, müşteri portföylerine göre uygun fatura türünü seçmek için her iki sistemi de birlikte kullanır. E-fatura sistemine kayıtlı müşterilere e-fatura gönderilirken, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan müşterilere e-arşiv fatura gönderilir. Bu yaklaşım, işletmelerin tüm müşterilerine elektronik fatura göndermelerine olanak tanır.

E-arşiv fatura raporlama zorunluluğu nedir?

E-arşiv fatura düzenleyen işletmeler, düzenledikleri faturaları GIB'a günlük olarak raporlamak zorundadır. Bu raporlama işlemi, fatura düzenlendikten sonraki gün 24.00'a kadar tamamlanmalıdır. Raporlama işlemi genellikle e-arşiv fatura hizmeti sağlayan çözüm ortakları tarafından otomatik olarak yapılır. E-fatura sisteminde ise böyle bir raporlama zorunluluğu yoktur. Sistem otomatik olarak fatura işlemlerini kaydeder.

E-fatura ve e-arşiv fatura hangi durumlarda tercih edilmelidir?

E-fatura sistemi, özellikle B2B işlemlerde ve e-fatura sistemine kayıtlı müşterilere fatura göndermek isteyen işletmeler için tercih edilir. E-arşiv fatura sistemi ise, özellikle B2C işlemlerde ve e-fatura sistemine kayıtlı olmayan müşterilere fatura göndermek isteyen işletmeler için idealdir. İşletmelerin, müşteri portföylerine ve iş ihtiyaçlarına göre uygun sistemi seçmeleri önemlidir.

E-fatura ve e-arşiv fatura sistemlerinin maliyeti nedir?

E-fatura ve e-arşiv fatura sistemlerinin maliyeti, kullanılan entegrasyon yöntemine ve hizmet sağlayıcıya göre değişir. GIB Portal üzerinden e-fatura kullanmak ücretsizdir. Ancak özel entegratör veya muhasebe programı entegrasyonları ücretli olabilir. E-arşiv fatura için ise mutlaka bir özel entegratör veya onaylı bilgi sistemi kullanılması gerekir. Bu hizmetler genellikle ücretlidir. İşletmelerin, ihtiyaçlarına göre uygun çözümü seçmeleri ve maliyetleri değerlendirmeleri önerilir.

İlgili Yazılar:

Paylaş: