Türkiye'de işletmelerin çoğu resmî defterlerini bir mali müşavire tutturur. Ön muhasebe ise genellikle işletmenin kendisinde kalır: faturayı siz kesersiniz, tahsilatı siz alırsınız, stoğu siz sayarsınız. Bu iki tarafın arasındaki köprü kurulmazsa her ay sonu aynı tablo yaşanır. Poşetler dolusu fatura, eksik belgeler, "şu ödemenin dekontu nerede?" telefonları.
Bir ön muhasebe programı bu köprüyü kurmanın en kolay yoludur. Bu yazıda mali müşavirinizle program üzerinden nasıl çalışacağınızı, kimin neyi yapacağını ve aylık düzenin nasıl kurulacağını anlatıyoruz.
Ön Muhasebe ile Mali Müşavirin İşi Arasındaki Sınır
İş bölümünü netleştirmek, ilişkinin sağlıklı yürümesinin ilk şartıdır. Kabaca şöyle ayrılır:
İşletmenin (sizin) yaptıkları:
- Satış ve alış faturalarını kesmek, kaydetmek
- Cari hesapları, tahsilat ve ödemeleri takip etmek
- Stok giriş-çıkışlarını ve sayımları yapmak
- Kasa ve banka hareketlerini işlemek
- Masraf belgelerini toplamak
Mali müşavirin yaptıkları:
- Yevmiye defteri, defter-i kebir veya işletme defteri kayıtları
- KDV, muhtasar, geçici vergi ve gelir/kurumlar vergisi beyannameleri
- Bordro ve SGK bildirimleri
- Mali tablolar ve yıl sonu kapanış işlemleri
- Vergi mevzuatı konusunda danışmanlık
Program birinci listeyi düzenli tutmanızı sağlar. Mali müşavir de ikinci listeyi bu düzenli kayıtlar üzerinden yapar. Program, mali müşavirin yerini almaz. Bu konuyu ön muhasebe programı mı muhasebeci mi yazımızda maliyet açısından da karşılaştırdık.
Mali Müşavire Program Erişimi Vermek
İki tür çalışma şekli vardır.
1. Hesabınıza doğrudan erişim
Önmuhasebeciniz'de mali müşavirinize hesabınıza erişim verebilirsiniz. Mali müşavir faturaları, cari hareketleri ve raporları kendisi görür; sizden belge istemek için telefon etmesine gerek kalmaz.
Erişim verirken dikkat edilecekler:
- Mali müşavire kendi kullanıcı adıyla erişim tanımlayın; kendi şifrenizi paylaşmayın.
- Yetkisini ihtiyacına göre sınırlayın. Çoğu durumda raporları ve belgeleri görmesi yeterlidir.
- Mali müşavirle çalışmanız sona erdiğinde erişimi kapatın.
Kullanıcı ve yetki ayarlarının güvenlik tarafını veri güvenliği yazımızda ele aldık.
2. Rapor ve belge paylaşımı
Bazı mali müşavirler kendi yazılımları dışında bir sisteme girmek istemez. Bu durumda raporları Excel veya PDF olarak dışa aktarıp gönderebilirsiniz. Önmuhasebeciniz'de cari, stok, gelir-gider ve KDV özeti gibi raporları bu formatlarda alabilirsiniz.
Hangisini seçeceğinize mali müşavirinizle birlikte karar verin. Önemli olan iki tarafın aynı rakamlara bakmasıdır.
Aylık Çalışma Takvimi Nasıl Kurulur?
Beyanname tarihleri bellidir. KDV beyannamesi ayın 28'ine, muhtasar ve prim hizmet beyannamesi ayın 26'sına kadar verilir. Mali müşaviriniz beyanname hazırlamak için belgelerinize birkaç gün önceden ihtiyaç duyar. Bu yüzden ay sonundan geriye doğru bir takvim kurmak işe yarar.
Örnek bir düzen:
| Zaman | Sizin yapacağınız | Mali müşavirin yapacağı |
|---|---|---|
| Ay boyunca | Faturaları ve tahsilatları aynı gün programa girmek | Gerekirse anlık soru sormak |
| Ayın son günü | Kasa, banka ve stok kontrolü | — |
| Sonraki ayın ilk haftası | Eksik masraf belgelerini tamamlamak, raporları paylaşmak | Kayıtları kontrol edip eksikleri bildirmek |
| Sonraki ayın 10'u civarı | Eksikleri kapatmak | Kayıtları deftere işlemek |
| Beyanname tarihlerinden önce | Ödenecek vergi tutarını not etmek | Beyannameleri hazırlayıp göndermek |
Kesin tarihler mali müşavirinizin iş yüküne göre değişir. Önemli olan bir tarih üzerinde anlaşıp her ay ona uymaktır. Beyanname sürecini beyanname hazırlama rehberimizde ayrıntılı anlattık.
Mali Müşavirin Sizden En Çok İstediği Belgeler
Ay sonunda mali müşavirin aradığı belgeler genellikle aynıdır:
- Satış faturaları (kâğıt, e-fatura, e-arşiv)
- Alış faturaları ve gider belgeleri
- Banka ekstreleri
- Kredi kartı ekstreleri
- Z raporları ve yazar kasa fişleri (perakende için)
- Gider pusulası ve serbest meslek makbuzları
- Çek ve senet hareketleri
- Personel giriş-çıkış bilgileri
Programda kestiğiniz ve size gelen e-faturalar kayıtlı olduğu için bu listenin önemli bir kısmı kendiliğinden hazır olur. Önmuhasebeciniz'de gelen e-faturaları program içinden görebilirsiniz. Geriye çoğunlukla kâğıt masraf belgeleri ve banka ekstreleri kalır.
Kâğıt belgeler için basit bir kural koyun: Fişi aldığınız gün programa masraf olarak girin, aslını da aylık bir dosyada saklayın. Vergi Usul Kanunu'na göre defter ve belgelerin, ait oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklanması gerekir.
Ay Sonu Telaşını Azaltan Alışkanlıklar
Mali müşavirle sürtüşmenin büyük kısmı belgelerin geç ve eksik gelmesinden doğar. Şu alışkanlıklar bu sorunu büyük ölçüde çözer:
- Kaydı biriktirmeyin. Her faturayı kestiğiniz veya aldığınız gün girin.
- Tahsilatı cariye bağlayın. Kasaya giren para hangi müşteriden geldiyse onun kartına işlensin. Aksi halde mali müşavir "bu para nereden geldi?" diye sorar.
- Kişisel harcamayı ayırın. İşletme kartıyla yapılan kişisel harcamalar gider olarak yazılmaz; bunları ayrıca belirtin.
- Cari mutabakat yapın. Büyük müşteri ve tedarikçilerle dönemsel cari hesap mutabakatı yapmak, yıl sonundaki farkları önler.
- Soru listesi tutun. Ay boyunca aklınıza takılan vergi sorularını not edin, mali müşavirle tek seferde konuşun.
Düzenli Kayıt Mali Müşavire Ne Kazandırır?
Düzenli ön muhasebe mali müşavirin işini de kolaylaştırır:
- Belgeler eksiksiz ve zamanında gelir.
- KDV özeti ve cari bakiyeler hazır olur; tek tek faturadan toplamak gerekmez.
- Rakamlar Excel'de elle toplanmadığı için hesap hatası azalır.
- Sorular programdaki kayıt açılarak konuşulur.
Bu yüzden bazı mali müşavirler müşterilerine belirli bir ön muhasebe düzeni önerir. Mali müşaviriniz bir program öneriyorsa veya kendi sistemine aktarım istiyorsa, programın Excel dışa aktarma ve erişim seçeneklerini birlikte kontrol edin.
Sonuç
Mali müşavirle sağlıklı çalışmanın yolu net bir iş bölümünden ve düzenli bir aylık takvimden geçer. Ön muhasebeyi siz programda tutarsınız, mali müşavir bu kayıtlar üzerinden defterleri ve beyannameleri hazırlar. Erişim vermek veya raporları Excel/PDF olarak paylaşmak, ay sonundaki belge trafiğini büyük ölçüde azaltır.
Kayıtlarınızı mali müşavirinizle paylaşabileceğiniz düzenli bir ön muhasebe için Önmuhasebeciniz'de ücretsiz hesap açabilirsiniz. Kurulum adımları için adım adım kullanım rehberimize bakabilirsiniz.
Mali Müşavirle Ön Muhasebe Hakkında Sık Sorulan Sorular
Ön muhasebe programı kullanırsam mali müşavire ihtiyacım kalır mı?
Evet, kalır. Program günlük kayıtları tutar; defter tutma, beyanname verme ve mali tablo hazırlama mali müşavirin işidir.
Mali müşavirime hesabıma erişim vermem güvenli mi?
Kendi şifrenizi paylaşmak yerine mali müşavire ayrı bir kullanıcı tanımlarsanız erişimi istediğiniz zaman kapatabilirsiniz. Yetkisini de ihtiyacına göre sınırlamanız önerilir.
Mali müşavirim kendi programını kullanıyorsa ne yapmalıyım?
Raporları Excel veya PDF olarak dışa aktarıp gönderebilirsiniz. Mali müşavirinizle hangi raporlara ihtiyaç duyduğunu konuşup her ay aynı setle paylaşmanız işi kolaylaştırır.
Belgeleri mali müşavire ne zaman teslim etmeliyim?
Kesin tarih mali müşavirinizin takvimine bağlıdır. Genellikle sonraki ayın ilk haftası içinde teslim edilmesi, KDV beyannamesinin ayın 28'ine kadar rahatça hazırlanmasına zaman bırakır.
Gelen e-faturaları mali müşavire ayrıca göndermem gerekir mi?
Önmuhasebeciniz'de gelen e-faturaları program içinden görebilirsiniz. Mali müşavirinizin hesabınıza erişimi varsa bunları kendisi inceleyebilir; yoksa raporla birlikte paylaşabilirsiniz.
Kâğıt fişleri saklamam gerekir mi?
Evet. Vergi Usul Kanunu'na göre defter ve belgeler, ait oldukları yılı izleyen yıldan başlayarak beş yıl saklanmalıdır. Programa girmeniz belgenin aslını saklama yükümlülüğünü kaldırmaz.
Kaynaklar
- Mevzuat Bilgi Sistemi — 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu: Mali müşavirlik mesleğinin konusu ve meslek mensuplarının yapabileceği işler.
- Mevzuat Bilgi Sistemi — 213 sayılı Vergi Usul Kanunu: Defter ve belgelerin muhafaza süresini düzenleyen 253. madde.
- GİB — Beyanname Verme ve Ödeme Süreleri: KDV ile muhtasar ve prim hizmet beyannamelerinin son verilme tarihleri.
İlgili Yazılar:
