Açık hesap çalışan her işletme er geç şu cümleyi duyar: "Bizdeki bakiye sizinkinden farklı."
Bu farkı kapatmanın yolu cari hesap mutabakatıdır. Mutabakat aksarsa tahsilat gecikir, müşteriyle tartışma çıkar ve fark büyürse iş hukuki sürece kadar gidebilir. Ekstreyi WhatsApp'tan göndermek süreci birkaç dakikaya indirebilir.
Cari Hesap Mutabakatı Nedir?
Cari hesap mutabakatı, işletmenin müşteri veya tedarikçiyle tuttuğu borç-alacak kayıtlarını karşı tarafla birlikte doğrulamasıdır.
Amaç:
- Bakiyeyi iki tarafta eşitlemek
- Hatalı veya eksik kayıtları bulmak
- Anlaşmazlığı büyümeden çözmek
- Tahsilatı hızlandırmak
Mutabakat hem müşteri hem tedarikçi tarafında yapılır. Cari takip programı kullanıyorsanız ekstreyi ve hareketleri tek ekrandan alabilirsiniz.
Neden Düzenli Mutabakat Yapılmalı?
Düzenli mutabakat yapılmalıdır, çünkü yapılmadığında eksik tahsilatlar ve çift girilen kayıtlar fark edilmez, müşteriye bildirilen bakiye yanlış çıkar ve karşı tarafın size güveni azalır.
Mutabakat yapılmazsa:
- Eksik tahsilatlar fark edilmez
- Çift girilen kayıtlar gözden kaçar
- Müşteriye bildirilen bakiye yanlış çıkar
- Karşı tarafın size güveni azalır
Açık hesap çalışan işletmede aylık mutabakat iyi bir alışkanlıktır. Tahsilatları hızlandıran cari hesap takip programı rehberimizde mutabakatın tahsilata etkisini ayrıca ele aldık.
Online Mutabakat Nedir?
Online mutabakat, müşteri ekstresinin PDF olarak hazırlanıp e-posta veya mesajla gönderildiği ve karşı tarafın onayının yazılı olarak saklandığı mutabakat yöntemidir. Ekstreyi kaşeleyip imzalayarak gönderen geleneksel yönteme göre daha hızlıdır ve belgeler dijital arşivde kalır.
Geleneksel yöntemde:
- Ekstre çıktısı alınır
- Kaşelenir
- İmzalanır
- Kargo veya e-posta ile gönderilir
Bu yol yavaştır ve kâğıt arşivi gerektirir.
Online mutabakatta:
- Müşteri ekstresi PDF olarak hazırlanır
- E-posta veya mesajla gönderilir
- Karşı tarafın onayı yazılı olarak saklanır
Hem zaman kazanırsınız hem de belgeler dijital arşivde kalır.
WhatsApp'tan Ekstre Göndererek Mutabakat Yapmak
Müşterilerin çoğu WhatsApp'ı gün içinde zaten açıyor. Bu yüzden WhatsApp'tan ekstre paylaşmak en hızlı yollardan biridir.
Adım adım süreç:
- Programda müşterinin ekstresi PDF olarak oluşturulur
- Ekstre WhatsApp ile müşteriye gönderilir
- Müşteri bakiyeyi kendi kayıtlarıyla karşılaştırır
- Onayını yazılı olarak iletir
Küçük ve orta ölçekli işletmeler için pratik bir yöntemdir.
Avantajları:
- Belge anında ulaşır
- Okundu bilgisi görülür
- Onay mesajı yazılı kalır
- Yazışma geçmişi saklanabilir
Müşteri Ekstresi PDF Nasıl Oluşturulur?
Müşteri ekstresi PDF'i, ön muhasebe programında tarih aralığı ve cari hesap seçilip borç ve alacak hareketleri listelendikten sonra PDF çıktısı alınarak oluşturulur.
Bir bulut tabanlı ön muhasebe programı ile ekstre çıkarmak genelde şu adımlardan oluşur:
- Tarih aralığı seçilir
- Cari hesap seçilir
- Borç ve alacak hareketleri listelenir
- PDF çıktısı alınır
Ekstrede işlem listesi, toplam borç, toplam alacak ve net bakiye yer alır. Düzenli ve okunaklı bir ekstre, karşı tarafın kontrolünü de kolaylaştırır.
Tedarikçi Mutabakat Formu Nedir?
Tedarikçi mutabakat formu, işletmenin tedarikçisine olan borç tutarını, ödeme planını ve fatura kayıtlarını tedarikçiyle karşılaştırarak doğrulamasını sağlayan mutabakat belgesidir.
Mutabakat yalnızca müşterilerle yapılmaz. Tedarikçi mutabakat formu ile borç tarafı da doğrulanır.
Tedarikçi tarafında amaç:
- Borç tutarını netleştirmek
- Ödeme planını doğrulamak
- Fatura kayıtlarını eşleştirmek
Çok sayıda alış faturası işleyen firmalarda tedarikçi mutabakatını da aylık yapmak mantıklıdır.
Alacak Verecek Takibi ile Mutabakat İlişkisi
Mutabakat, alacak-verecek takibinin kontrol adımıdır.
Düzenli kontrol:
- Tahsilatı hızlandırır
- Gecikmeleri azaltır
- Raporların doğruluğunu artırır
Mutabakatı yapılmamış cariden alınan rapor yanıltıcı olabilir.
Cari Bakiye Bildirme Sürecinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Bakiye bildirirken:
- Tarih aralığını açıkça yazın
- İşlem detaylarını eksiksiz gösterin
- Son mutabakat tarihini referans alın
- Açıklamaları anlaşılır tutun
Bunlar yanlış anlaşılmanın önüne geçer.
WhatsApp ile Mutabakat Yasal mı?
WhatsApp üzerinden yapılan mutabakat yazışmaları dijital kayıt ve onay beyanı olarak arşivlenebilir ve duruma göre delil olarak kullanılabilir; yüksek tutarlarda ise imzalı mutabakat formu veya e-mutabakat tercih edilmelidir.
WhatsApp yazışmaları:
- Dijital kayıt olarak saklanabilir
- Onay beyanı olarak arşivlenebilir
- Duruma göre delil olarak kullanılabilir
Yüksek tutarlarda yine de imzalı mutabakat formu veya e-mutabakat yöntemi tercih edilmelidir.
Mutabakat Sürecini Otomatikleştirmenin Avantajları
Ekstre hazırlama ve gönderme işi rutine bağlandığında:
- Her ay aynı tarihte ekstre gönderilir
- Hangi müşterinin onay verdiği takip edilir
- Yanıt vermeyen müşteriler ayrıca aranır
Muhasebe tarafındaki iş yükü belirgin biçimde azalır.
Mutabakat Ne Sıklıkla Yapılmalı?
Mutabakat küçük işletmelerde 3 ayda bir, orta ölçekli işletmelerde aylık, yüksek hacimli firmalarda aylık veya haftalık yapılmalıdır; açık hesap çalışan firmada bu aralık bir aydan uzun tutulmamalıdır.
Önerilen periyotlar:
- Küçük işletmeler: 3 ayda bir
- Orta ölçekli işletmeler: Aylık
- Yüksek hacimli firmalar: Aylık veya haftalık
Açık hesap çalışan firmada aralığı aydan uzun tutmamak gerekir.
Sonuç: Güven, Doğru Bakiye ile Başlar
Mutabakat muhasebe işlemi olduğu kadar müşteriyle güveni koruma aracıdır.
Düzenli mutabakat yaptığınızda:
- Bakiyeler iki tarafta aynı görünür
- Anlaşmazlıklar azalır
- Tahsilat hızlanır
- Kayıtlar netleşir
Ekstreyi WhatsApp'tan göndermek bu işi birkaç dakikaya indirir.
Cari Hesap Mutabakatı Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
Cari hesap mutabakatı zorunlu mu?
Her durumda yasal zorunluluk yoktur. Yine de bakiye farklarını erken yakalamanın en kolay yoludur.
Online mutabakat güvenli mi?
Belgeler SSL ve şifreleme kullanan bir sistemden gönderiliyorsa güvenlidir.
WhatsApp'tan ekstre göndermek profesyonel mi?
Evet. KOBİ'lerin büyük kısmı müşterileriyle zaten WhatsApp'tan yazışıyor; ekstreyi oradan göndermek hızlıdır.
Müşteri onay vermezse ne yapılmalı?
Farkın hangi hareketten çıktığını bulmak için kayıtları satır satır karşılaştırın ve müşteriye açıklama gönderin.
Tedarikçi mutabakatı neden önemli?
Borç planlaması ve nakit akışı yönetimi için gereklidir.
Mutabakat yapılmazsa ne olur?
Hatalı bakiye bilgisi ve tahsilat gecikmeleri yaşanabilir.
İlgili Yazılar:
