Ön muhasebe yazılımları birbirine bağlı birkaç bölümden oluşur. Bu bölümlere modül denir. Fatura kestiğinizde stok düşer, cari bakiye artar, tahsilat aldığınızda kasa büyür. Modüllerin ne işe yaradığını ve birbirini nasıl etkilediğini bilmek, hem doğru programı seçmenizi hem de seçtiğiniz programı doğru kullanmanızı kolaylaştırır.
Bu yazıda bir ön muhasebe programı içinde bulunan temel modülleri tek tek anlatıyor, her birinin hangi işletme için ne kadar önemli olduğunu açıklıyoruz.
Modüller Birbirine Nasıl Bağlanır?
Programı Excel'den ayıran en önemli fark, kayıtların birbirine bağlı olmasıdır. Tek bir işlem birden fazla modülü aynı anda günceller.
Bir örnekle bakalım. 10 koli ürünü vadeli olarak bir müşteriye sattınız ve satış faturası kestiniz:
- Fatura modülü faturayı kaydeder ve KDV'yi hesaplar.
- Stok modülü 10 koliyi depodan düşer.
- Cari modülü müşterinin borcunu fatura tutarı kadar artırır.
- Gelir-gider tarafında satış geliri raporlara yansır.
Bir hafta sonra müşteri ödemeyi nakit yaptığında:
- Cari modülü müşterinin borcunu kapatır.
- Kasa modülü nakit girişini gösterir.
Excel'de bu işlemler için en az üç ayrı tabloyu elle güncellemeniz gerekirdi. Programda tek kayıt yeterlidir. Bu bağlantı sayesinde rakamlar birbiriyle tutarlı kalır.
Cari Hesap Modülü
Cari modül, müşteri ve tedarikçilerinizle olan borç-alacak ilişkisinin kaydıdır. Programın kalbi sayılır; çünkü diğer modüllerin çoğu bir cariye bağlanır.
Cari modülünde genellikle şunları yaparsınız:
- Müşteri ve tedarikçi kartı açmak (unvan, vergi numarası, adres, iletişim)
- Her carinin hareketlerini ve güncel bakiyesini görmek
- Tahsilat ve ödeme kaydetmek
- Hesap ekstresi çıkarmak ve müşteriye göndermek
- Vadesi geçen alacakları listelemek
Önmuhasebeciniz'de cari ekstresini WhatsApp ile paylaşabilir, geciken ödemeler için SMS veya e-posta ile otomatik hatırlatma gönderebilirsiniz. Muhasebe dilinde bu takibe reskontra da denir; ayrıntısını reskontra nedir yazımızda anlattık.
Kimler için kritik: Vadeli veya veresiye satış yapan herkes. Toptancılar, hırdavatçılar, hizmet sağlayıcılar ve bayi ağıyla çalışan işletmeler için ilk bakılacak modül budur. Ayrıntılar için cari hesap programı sayfamıza göz atabilirsiniz.
Stok ve Depo Modülü
Stok modülü, elinizdeki ürünlerin miktarını ve değerini takip eder. Alış faturası girdiğinizde stok artar, satış faturası kestiğinizde azalır.
Stok modülünde aranan başlıca özellikler:
- Ürün kartları (birim, KDV oranı, alış ve satış fiyatı)
- Barkod ile ürün bulma ve satış
- Birden fazla depo ve depolar arası transfer
- Minimum stok uyarısı
- Stok sayımı ve sayım farklarının düzeltilmesi
- Lot/parti ve seri numarası takibi
Ürün listenizi Excel'den içe aktarabildiğiniz bir program, ilk kurulumda saatler kazandırır.
Kimler için kritik: Perakende, toptan satış, e-ticaret ve ürün stoklayan her işletme. Yalnızca hizmet satan bir danışman veya tasarımcı için stok modülü çoğu zaman gerekmez. Stok tarafını stok ve depo takip programı sayfamızda inceleyebilirsiniz.
Fatura ve Teklif Modülü
Fatura modülü satış ve alış faturalarının kaydedildiği yerdir. Kalemler, KDV, iskonto ve vade bilgisi burada girilir. Fatura kaydedildiğinde bağlı olduğu cari ve stok modülleri kendiliğinden güncellenir.
Fatura modülünün yanında çoğu zaman şunlar bulunur:
- Teklif hazırlama: Satıştan önce müşteriye fiyat teklifi hazırlamak
- Toplu fatura: Aynı anda çok sayıda müşteriye fatura kesmek
- İade faturası: Geri gelen ürünler için iade kaydı
Fatura takibinin nasıl yapılacağını fatura takip programı sayfamızda, iade sürecini iade faturası nasıl kesilir yazımızda bulabilirsiniz.
e-Fatura ve e-Arşiv Modülü
e-Fatura ve e-Arşiv modülü, faturalarınızı GİB sistemine uygun elektronik belge olarak göndermenizi sağlar. Alıcı e-fatura mükellefi ise e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlenir.
Önmuhasebeciniz'de e-belgeler GİB onaylı bir özel entegratörün altyapısıyla gönderilir. Size gelen e-faturaları da program içinden görebilirsiniz. Bu sayede alış faturalarını ayrı bir portaldan indirip tekrar yazmanız gerekmez.
e-Fatura zorunluluğu ciro ve sektöre göre değişir. Hangi durumda mükellef olduğunuzu e-fatura nedir yazımızda, geçiş adımlarını ön muhasebe programı ile e-fatura geçiş rehberi yazımızda anlattık.
Bilmeniz gereken: e-İrsaliye, e-Defter ve e-Müstahsil ayrı e-belge türleridir ve her programda bulunmaz. Önmuhasebeciniz bu üç belgeyi desteklemez; ihtiyacınız varsa program seçerken ayrıca sorun.
Kasa ve Banka Modülü
Kasa modülü işletmedeki nakdi, banka modülü ise banka hesaplarındaki parayı takip eder. Tahsilat, ödeme, virman ve masraf kayıtları bu modüllere işlenir.
İki tür banka takibi vardır:
- Elle kayıt: Banka hareketlerini siz girersiniz. Önmuhasebeciniz'de banka takibi bu şekilde çalışır.
- Otomatik banka entegrasyonu: Program bankadan hareketleri kendisi çeker. Bu özellik bazı programlarda vardır, genellikle ek ücretle sunulur.
Otomatik entegrasyon olsa da olmasa da haftalık banka mutabakatı yapmak iyi bir alışkanlıktır. Konuyu banka entegrasyonu yazımızda ayrıntılı ele aldık. Modülün kendisi için banka takip sayfamıza bakabilirsiniz.
Çek ve Senet Modülü
Çek ve senetle çalışan işletmelerin en çok kullandığı modüllerden biri budur. Aldığınız ve verdiğiniz çek-senetleri vadesi, tutarı ve durumuyla (portföyde, tahsilde, ciro edildi, ödendi) takip edersiniz.
Modülün en büyük faydası vade takibidir. Önümüzdeki hafta tahsil edilecek ve ödenecek tutarları görmek, nakit sıkışmasını önceden fark etmenizi sağlar. Çek ciro etmeyi çek cirolama nedir yazımızda anlattık; modül hakkında bilgi için çek senet takip sayfamıza göz atabilirsiniz.
Gelir-Gider ve Raporlama Modülü
Gelir-gider modülü, faturaya bağlı olmayan masrafları (kira, elektrik, yakıt, personel yemekleri gibi) kaydetmenizi ve işletmenin genel kârlılığını görmenizi sağlar.
Raporlama tarafında en sık kullanılan raporlar şunlardır:
- Satış ve alış raporları
- Cari bakiye ve yaşlandırma raporu
- Stok durum ve hareket raporu
- Kasa ve banka hareketleri
- Gelir-gider özeti ve KDV özeti
Raporları Excel veya PDF olarak dışa aktarabilmek, mali müşavirle çalışırken işinizi kolaylaştırır. Gelir-gider tarafını gelir gider takip sayfamızda, raporları okumayı raporlama rehberimizde bulabilirsiniz.
Hangi Modüllere İhtiyacınız Var?
Her işletmenin her modüle ihtiyacı yoktur. Kabaca şöyle düşünebilirsiniz:
| İşletme tipi | Öncelikli modüller |
|---|---|
| Hizmet (danışman, ajans, tamirci) | Fatura, cari, gelir-gider, kasa-banka |
| Perakende mağaza | Stok, barkod, fatura, kasa |
| Toptan satış ve bayi | Cari, stok, fatura, çek-senet |
| e-Ticaret satıcısı | Stok, fatura, e-arşiv |
| Çok şubeli işletme | Stok (çoklu depo), çoklu kullanıcı, raporlama |
Önmuhasebeciniz'de modülleri Ayarlar ekranından açıp kapatabilirsiniz; kullanmadığınız modülleri menüden gizleyerek ekranı sade tutabilirsiniz.
Hangi programın sizin için doğru olduğuna karar verirken modül listesinin yanında kullanım kolaylığına, mobil uygulamaya ve destek saatlerine de bakın. Bu kontrol listesini ön muhasebe programı nasıl seçilir yazımızda topladık.
Sonuç
Bir ön muhasebe yazılımı; cari, stok, fatura, e-fatura, kasa-banka, çek-senet ve gelir-gider modüllerinin birbirine bağlı çalıştığı bir sistemdir. Tek bir fatura kaydı stoğu, cariyi ve raporları aynı anda günceller. Bu yüzden programı seçerken modüllerin varlığından çok birbirleriyle ne kadar uyumlu çalıştığına bakmak gerekir.
İşletmenize gereken modülleri belirledikten sonra programı kendi verilerinizle denemek en sağlıklı yoldur. Kurulum adımları için adım adım kullanım rehberimize göz atabilir, Önmuhasebeciniz'de ücretsiz hesap açabilirsiniz.
Ön Muhasebe Programı Modülleri Hakkında Sık Sorulan Sorular
Ön muhasebe programında olması gereken temel modüller nelerdir?
Cari hesap, fatura, stok, kasa-banka ve raporlama temel modüllerdir. e-Fatura mükellefiyseniz e-fatura ve e-arşiv modülü, çekle çalışıyorsanız çek-senet modülü de gerekir.
Stok modülü olmadan program kullanılabilir mi?
Evet. Yalnızca hizmet satan işletmeler fatura, cari ve gelir-gider modülleriyle çalışabilir. Stok modülünü kapatmak ekranı sadeleştirir.
Modüller arasında veri aktarımı elle mi yapılır?
Hayır. Bir fatura kaydettiğinizde stok, cari ve raporlar kendiliğinden güncellenir. Modülleri birbirine bağlayan bu yapı, programı Excel'den ayıran temel farktır.
Bordro modülü de olur mu?
Bazı programlarda vardır, ancak bordro genellikle mali müşavir tarafından ayrı bir yazılımla hazırlanır. Önmuhasebeciniz'de bordro modülü yoktur.
e-Fatura modülü için ayrıca entegratörle anlaşmam gerekir mi?
Önmuhasebeciniz'de e-fatura, GİB onaylı bir özel entegratörün altyapısıyla program içinden gönderilir. Başvuru ve kontör süreci için destek ekibimiz size yol gösterir.
Modülleri sonradan açabilir miyim?
Evet. İşletmeniz büyüdükçe kapalı tuttuğunuz modülleri Ayarlar ekranından açabilirsiniz.
İlgili Yazılar:
