Bir ön muhasebe programı almak kolay, onu işletmenin gerçek kayıt düzenine oturtmak biraz emek ister. Hesap açıp birkaç fatura kesen işletmelerin bir kısmı, ilk ayın sonunda bakiyelerin tutmadığını görür ve programı bırakır. Sorunun kaynağı çoğu zaman atlanan ilk kurulumdur.
Bu rehberde programı ilk gün nasıl kuracağınızı, mevcut verilerinizi nasıl aktaracağınızı ve sonrasında hangi rutinle kullanacağınızı sırayla anlatıyoruz. Adımlar Önmuhasebeciniz üzerinden örneklenmiş olsa da mantık çoğu bulut tabanlı programda aynıdır.
Başlamadan Önce Hazırlamanız Gerekenler
Kuruluma oturmadan önce yarım saat ayırıp elinizdeki bilgileri toplamanız işi hızlandırır. Hazırlıksız başlandığında kayıtlar yarım kalır ve sonradan düzeltmek daha uzun sürer.
Elinizin altında olması gerekenler:
- Vergi levhası bilgileri: unvan, vergi dairesi, vergi numarası veya TC kimlik numarası, adres
- Müşteri ve tedarikçi listesi (Excel, defter veya eski programdan alınmış liste)
- Her cari için bugünkü borç veya alacak bakiyesi
- Ürün listesi: ad, birim, alış ve satış fiyatı, KDV oranı, varsa barkod
- Bugünkü stok miktarları
- Kasadaki nakit tutarı ve kullandığınız banka hesaplarının güncel bakiyeleri
- Portföyünüzdeki çek ve senetler
Bu listeyi hazırlarken bir "başlangıç tarihi" belirleyin. Örneğin ayın biri iyi bir seçimdir. Programdaki tüm açılış bakiyeleri bu tarihe göre girilir, o tarihten sonraki her hareket de programa işlenir. Başlangıç tarihi net olmazsa eski ve yeni kayıtlar birbirine karışır.
Adım 1: Firma Bilgilerini ve Kullanıcıları Tanımlayın
İlk iş, faturalarınızda görünecek firma bilgilerini girmektir. Unvan, adres, vergi dairesi ve vergi numarası doğru girilmezse kestiğiniz her belge hatalı çıkar. Logonuzu da bu aşamada yükleyebilirsiniz.
Birden fazla kişi programı kullanacaksa kullanıcıları şimdi ekleyin. Satış yapan çalışanın kasa raporlarını görmesi gerekmeyebilir, depo sorumlusunun da fatura silmesi istenmez. Çoklu kullanıcı ve yetkilendirme ayarını baştan yapmak, sonradan "bu kaydı kim değiştirdi?" sorusunu azaltır.
Mali müşavirinizle çalışıyorsanız ona da hesabınıza erişim verebilirsiniz. Bu konuyu ayrı yazımızda ele aldık: mali müşavirle program üzerinden çalışmak.
Adım 2: Cari Hesapları Aktarın
Cari hesaplar, birlikte iş yaptığınız müşteri ve tedarikçilerin kartlarıdır. Programın en çok kullanılan bölümü burasıdır, bu yüzden temiz başlamak önemlidir.
Cari listeniz Excel'deyse tek tek yazmanıza gerek yok. Önmuhasebeciniz'de cari listesini Excel'den içe aktarabilirsiniz. Aktarmadan önce dosyada şunlara dikkat edin:
- Aynı firma iki farklı yazımla iki kez geçmesin ("Yılmaz İnşaat" ve "Yilmaz Insaat Ltd.").
- Vergi numarası ve e-posta sütunları dolu olsun; e-fatura keserken vergi numarası gerekir.
- Müşteri ve tedarikçi ayrımı yapılmış olsun.
Aktarımdan sonra her cariye başlangıç tarihindeki bakiyesini açılış kaydı olarak girin. Müşteri size borçluysa borç, siz tedarikçiye borçluysanız alacak bakiyesi olarak işlenir. Bu adım atlanırsa ekstreler sıfırdan başlar ve müşteriye gönderdiğiniz hesap dökümü gerçeği yansıtmaz.
Cari takibinin mantığını daha ayrıntılı merak ediyorsanız cari hesap programı sayfamıza ve reskontra nedir yazımıza göz atabilirsiniz.
Adım 3: Ürünleri ve Açılış Stoklarını Girin
Ürün satıyorsanız sıradaki adım stok kartlarıdır. Ürün listesini de Excel'den içe aktarabilirsiniz. Her ürün için birim (adet, kg, metre, koli), KDV oranı ve satış fiyatı doğru tanımlanmalıdır. Barkodlu satış yapıyorsanız barkodları da bu aşamada ekleyin.
Ürün kartları hazır olunca bir sayım yapıp başlangıç tarihindeki miktarları girin. Programdaki stok, raftaki stokla aynı noktadan başlamazsa sonraki her rapor hatalı olur. Birden fazla depo veya şubeniz varsa miktarları depo bazında girmeniz gerekir.
Kritik ürünler için minimum stok seviyesi tanımlamanızı öneririz. Stok bu seviyenin altına düştüğünde program uyarır, siz de sipariş vermeyi unutmazsınız. Stok tarafındaki temel kavramları stok yönetimi temelleri yazımızda bulabilirsiniz.
Yalnızca hizmet satıyorsanız stok adımını atlayabilir, hizmet kalemlerini (danışmanlık saati, bakım ücreti gibi) tanımlamanız yeterlidir.
Adım 4: Kasa, Banka, Çek ve Senet Açılışlarını Yapın
Para tarafında üç başlık vardır: kasa, banka ve çek-senet.
- Kasa: Başlangıç tarihindeki nakit tutarını kasa açılışı olarak girin.
- Banka: Her banka hesabını ayrı tanımlayıp güncel bakiyesini yazın. Önmuhasebeciniz'de banka hareketleri elle kaydedilir; bankadan otomatik ekstre çekilmez. Bu yüzden haftada bir banka ekstresiyle programdaki bakiyeyi karşılaştırmak iyi bir alışkanlıktır.
- Çek ve senet: Portföyünüzdeki her çeki ve senedi vadesi, tutarı ve kimden alındığı bilgisiyle girin. Böylece vadesi yaklaşanları programdan takip edebilirsiniz.
Çek ve senet tarafında nelere dikkat etmeniz gerektiğini çek ve senet takibi ipuçları yazımızda anlattık.
Adım 5: İlk Faturanızı Kesin
Açılışlar tamamsa artık günlük işe geçebilirsiniz. İlk satış faturasını keserken şu sırayı izleyin:
- Cariyi seçin (yoksa fatura ekranından yeni cari ekleyin).
- Ürün veya hizmet kalemlerini ekleyin; fiyat ve KDV kartlardan otomatik gelir.
- Vade tarihini ve varsa açıklamayı yazın.
- Faturayı kaydedin.
Kaydettiğiniz anda cari bakiyesi artar, satılan ürünler stoktan düşer. Ayrıca bir yere not almanız gerekmez.
e-Fatura veya e-Arşiv mükellefiyseniz faturayı program üzerinden elektronik olarak gönderebilirsiniz. Alıcı e-fatura mükellefi ise e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlenir. Farkı merak ediyorsanız e-fatura ve e-arşiv arasındaki farklar yazımız yol gösterir.
Alış faturalarını da aynı mantıkla girin. Tedarikçiden gelen faturayı işlediğinizde stok artar, tedarikçiye borcunuz görünür.
Adım 6: Günlük ve Haftalık Kullanım Rutini Oluşturun
Program kurulduktan sonra asıl fark düzenli kullanımla ortaya çıkar. Basit bir rutin işinizi görür.
Her gün:
- Kestiğiniz ve aldığınız faturaları aynı gün girin.
- Tahsilat ve ödemeleri ilgili cariye işleyin.
- Gün sonunda kasadaki nakit ile programdaki kasa bakiyesini karşılaştırın.
Her hafta:
- Vadesi geçen alacakları listeleyin ve müşterilere hatırlatın. Önmuhasebeciniz SMS veya e-posta ile otomatik ödeme hatırlatması gönderebilir.
- Banka bakiyelerini ekstreyle kontrol edin.
- Önümüzdeki haftanın çek ve senet vadelerine bakın.
Her ay:
- Büyük müşterilerle cari hesap mutabakatı yapın; ekstreyi WhatsApp ile paylaşabilirsiniz.
- Gelir-gider raporunu inceleyin.
- Mali müşavirinize gereken raporları Excel veya PDF olarak gönderin.
Raporları nasıl okuyacağınızı raporlama rehberimizde adım adım anlattık.
İlk Ayda Sık Yapılan Hatalar
Yeni başlayan işletmelerde aynı hatalar tekrar eder:
- Açılış bakiyesi girmemek: Ekstreler eksik çıkar, müşteri "benim borcum bu değil" der.
- Faturaları biriktirmek: Hafta sonuna bırakılan faturalar unutulur veya yanlış tarihle girilir.
- Aynı cariyi iki kez açmak: Bakiye iki karta bölünür, hangisinin doğru olduğu anlaşılmaz.
- Tahsilatı cariye bağlamamak: Para kasaya girer ama müşteri hâlâ borçlu görünür.
- Stok sayımını ertelemek: Programdaki miktar ile raf arasındaki fark büyür.
Daha geniş bir liste için program kullanırken yapılan 10 kritik hata yazımıza bakabilirsiniz.
Sonuç
Programı verimli kullanmanın anahtarı ilk günkü kurulumdur. Bir başlangıç tarihi belirleyin, firma bilgilerini doğru girin, carileri ve ürünleri Excel'den aktarın, açılış bakiyelerini eksiksiz işleyin. Sonrasında her günün faturasını ve tahsilatını aynı gün girmek, programdaki rakamların gerçeği göstermesine yeter.
Excel veya defterden geçiyorsanız Excel'den programa geçiş rehberimiz de işinize yarar. Kurulumu kendi verilerinizle denemek için Önmuhasebeciniz'de ücretsiz hesap açabilirsiniz.
Ön Muhasebe Programı Kullanımı Hakkında Sık Sorulan Sorular
Ön muhasebe programını kullanmak için muhasebe bilgisi gerekir mi?
Hayır. Bu programlar fatura kesme, tahsilat girme ve stok takibi gibi günlük işler için tasarlanır. Yevmiye kaydı veya hesap planı bilmeniz gerekmez; resmî defterleri mali müşaviriniz tutar.
Kurulum ne kadar sürer?
Hazırlığınız tamamsa küçük bir işletme için birkaç saat yeterlidir. En uzun süren kısım genellikle cari bakiyelerinin ve stok miktarlarının kontrol edilmesidir.
Excel'deki müşteri ve ürün listemi aktarabilir miyim?
Evet. Önmuhasebeciniz'de cari ve ürün listelerini Excel'den içe aktarabilirsiniz. Aktarmadan önce dosyadaki tekrar eden kayıtları temizlemenizi öneririz.
Açılış bakiyesi neden önemli?
Açılış bakiyesi, programa geçtiğiniz tarihteki borç, alacak, stok ve nakit durumunuzdur. Girilmezse program her şeyi sıfırdan başlatır ve raporlar gerçeği göstermez.
Programı telefondan da kullanabilir miyim?
Evet. Önmuhasebeciniz'in iOS ve Android uygulamasından fatura kesebilir, carileri görüntüleyebilir ve cari işlemleri yapabilirsiniz.
Yanlış girdiğim bir faturayı düzeltebilir miyim?
Kaydedilmiş bir faturayı düzenleyebilirsiniz. Ancak GİB'e gönderilmiş bir e-faturayı veya e-arşiv faturayı düzeltmek için iade ya da iptal süreçleri uygulanır; bu durumda mali müşavirinize danışın.
İlgili Yazılar:
