Ticari hayatta en sık karıştırılan konulardan biri fatura ve irsaliye farkıdır.
Bir ürün satıldığında hangi belge düzenlenmeli? Sevkiyat yapılırken fatura yeterli mi? E-fatura kesildiyse ayrıca irsaliye gerekir mi?
Bu rehberde fatura ve irsaliye arasındaki temel farkları, hangi durumda hangi belgenin düzenleneceğini net ve anlaşılır şekilde açıklıyoruz.
Fatura Nedir?
Fatura; satılan mal veya hizmet karşılığında düzenlenen resmi bir ticari belgedir.
Faturada yer alan bilgiler:
- Satıcı ve alıcı bilgileri
- Vergi numarası
- Mal veya hizmet detayı
- Birim fiyat ve toplam tutar
- KDV oranı
- Düzenleme tarihi
Fatura, satışın mali ve vergisel kaydını oluşturur. Fatura takip programı ile tüm süreç tek ekrandan yönetilebilir.
Sevk İrsaliyesi Nedir?
Peki sevk irsaliyesi nedir?
Sevk irsaliyesi; satılan ürünün fiziksel olarak taşınması sırasında düzenlenen belgedir.
Amaç:
- Ürünün yasal olarak sevk edildiğini göstermek
- Denetimlerde taşıma belgesi sunmak
- Teslimat sürecini belgelemek
Önemli nokta: İrsaliye, satışın mali belgesi değil; taşıma belgesidir.
Fatura ve İrsaliye Farkı Nedir?
En net haliyle:
- Fatura = Satış belgesi
- İrsaliye = Taşıma belgesi
Detaylı karşılaştırma:
| Özellik | Fatura | İrsaliye |
|---|---|---|
| Amaç | Satışı belgelemek | Ürünün sevkini belgelemek |
| Vergisel Kayıt | Evet | Hayır |
| Taşıma Sırasında Gerekli | Hayır | Evet |
| KDV Gösterimi | Var | Yok |
| Denetimde Sunum | Mali denetim | Yol kontrolü |
Yani ürün sevk ediliyorsa irsaliye gerekir. Satış yapıldıysa fatura gerekir.
İrsaliyeli Fatura Nedir?
Bazı durumlarda hem sevk hem satış aynı anda gerçekleşir.
Bu durumda irsaliyeli fatura düzenlenebilir.
İrsaliyeli fatura:
- Hem taşıma belgesi
- Hem satış belgesi
görevi görür.
Bu yöntem özellikle ürün teslimi ve faturanın aynı gün yapıldığı işlemlerde tercih edilir.
Ne Zaman Fatura Düzenlenir?
Fatura düzenleme zorunluluğu:
- Mal teslimi yapıldığında
- Hizmet tamamlandığında
başlar.
Genel kural: Mal tesliminden itibaren 7 gün içinde fatura düzenlenmelidir.
Bu süre aşılırsa usulsüzlük cezası doğabilir.
Ne Zaman İrsaliye Düzenlenir?
İrsaliye şu durumlarda düzenlenir:
- Ürün araçla sevk ediliyorsa
- Teslimat farklı adrese yapılıyorsa
- Depodan şubeye mal gönderiliyorsa
Ürün yola çıkmadan önce irsaliye hazırlanmalıdır.
E-Fatura Nasıl Kesilir?
Dijital dönüşüm ile birlikte birçok işletme e-fatura sistemine geçmiştir.
E-fatura nasıl kesilir?
- Sistem üzerinden müşteri seçilir
- Ürün/hizmet eklenir
- KDV oranı girilir
- Belge elektronik olarak oluşturulur
- Karşı tarafa dijital olarak iletilir
E-fatura da kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. Ön muhasebe programı ile e-fatura entegrasyonu bu süreci hızlandırır.
Fatura Türleri Nelerdir?
Ticarette farklı fatura türleri bulunur:
- Satış faturası
- İade faturası
- İhracat faturası
- İrsaliyeli fatura
- E-fatura
- E-arşiv fatura
İşlem türüne göre doğru belge seçilmelidir.
Açık ve Kapalı Fatura Nedir?
Fatura düzenlenirken iki yöntem vardır:
Açık Fatura
- Ödeme henüz yapılmamıştır
- "Vadeli" satış anlamına gelir
Kapalı Fatura
- Ödeme yapılmıştır
- Kaşe ve imza genellikle alt bölümde yer alır
Açık ve kapalı fatura ayrımı tahsilat takibi açısından önemlidir.
Resmi Evrak Düzenleme Kuralları
Fatura ve irsaliye düzenlerken:
- Tarih doğru olmalı
- Vergi numarası eksiksiz yazılmalı
- Ürün açıklaması net olmalı
- Seri ve sıra numarası takip edilmeli
Yanlış düzenlenen belgeler cezai yaptırıma neden olabilir.
Ticari Belge Saklama Süresi
Fatura ve irsaliye gibi ticari belge saklama yükümlülüğü vardır.
Genellikle belgeler:
- 5 ila 10 yıl arası
- Dijital veya fiziksel ortamda
saklanmalıdır.
E-fatura sistemlerinde bu arşivleme otomatik yapılır.
En Sık Yapılan Hatalar
- Sevkiyat yapıp irsaliye düzenlememek
- Faturayı 7 gün içinde kesmemek
- Yanlış KDV oranı kullanmak
- Açık faturayı kapalı gibi işlemek
- İrsaliye ile faturayı karıştırmak
Bu hatalar vergi cezasına yol açabilir.
Sonuç: Doğru Belge, Güvenli Ticaret
Fatura ve irsaliye farkı basittir ama kritik öneme sahiptir.
- Ürün taşınıyorsa → İrsaliye
- Satış gerçekleşmişse → Fatura
- İkisi aynı anda ise → İrsaliyeli fatura
Doğru resmi evrak düzenleme, hem vergi riskini azaltır hem ticari güveni artırır.
Belgelerinizi doğru düzenleyin. Süreleri kaçırmayın. Ticaretinizi güvenle yönetin.
Fatura ve İrsaliye Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
Fatura olmadan irsaliye düzenlenir mi?
Evet. Ürün sevki sırasında düzenlenir, fatura daha sonra kesilebilir.
İrsaliye olmadan sevkiyat yapılır mı?
Hayır. Taşıma sırasında irsaliye zorunludur.
E-fatura kesildiğinde ayrıca kağıt irsaliye gerekir mi?
Mal fiziken taşınıyorsa evet, sevk belgesi gerekir.
İrsaliyeli fatura her durumda kullanılabilir mi?
Teslim ve fatura aynı anda gerçekleşiyorsa kullanılabilir.
Hizmet satışında irsaliye gerekir mi?
Hayır. Hizmette fiziki sevk olmadığı için irsaliye gerekmez.
Açık fatura riskli mi?
Vadeli satış olduğu için tahsilat takibi gerektirir.
İlgili Yazılar:
