Ticari hayatta en sık karıştırılan konulardan biri fatura ve irsaliye farkıdır.
Bir ürün satıldığında hangi belge düzenlenmeli? Sevkiyat yapılırken fatura yeterli mi? E-fatura kesildiyse ayrıca irsaliye gerekir mi?
Bu rehberde iki belgenin farkını ve hangi durumda hangisinin düzenlendiğini anlatıyoruz.
Fatura Nedir?
Fatura; satılan mal veya hizmet karşılığında düzenlenen resmi bir ticari belgedir.
Faturada yer alan bilgiler:
- Satıcı ve alıcı bilgileri
- Vergi numarası
- Mal veya hizmet detayı
- Birim fiyat ve toplam tutar
- KDV oranı
- Düzenleme tarihi
Fatura, satışın mali ve vergisel kaydını oluşturur. Fatura takip programı ile tüm süreç tek ekrandan yönetilebilir.
Sevk İrsaliyesi Nedir?
Sevk irsaliyesi, malın bir yerden başka bir yere taşınması sırasında düzenlenen belgedir.
Amaç:
- Ürünün yasal olarak sevk edildiğini göstermek
- Denetimlerde taşıma belgesi sunmak
- Teslimat sürecini belgelemek
İrsaliye satışın bedelini göstermez. Malın nereden nereye, hangi miktarda gittiğini belgeler.
Fatura ve İrsaliye Farkı Nedir?
Fatura satışı belgeleyen ve KDV'nin gösterildiği vergisel bir belgedir; irsaliye ise ürünün sevkini belgeler ve taşıma sırasında bulundurulması gereken belgedir.
Kısaca:
- Fatura = Satış belgesi
- İrsaliye = Taşıma belgesi
Detaylı karşılaştırma:
| Özellik | Fatura | İrsaliye |
|---|---|---|
| Amaç | Satışı belgelemek | Ürünün sevkini belgelemek |
| Vergisel Kayıt | Evet | Hayır |
| Taşıma Sırasında Gerekli | Hayır | Evet |
| KDV Gösterimi | Var | Yok |
| Denetimde Sunum | Mali denetim | Yol kontrolü |
Yani ürün sevk ediliyorsa irsaliye gerekir. Satış yapıldıysa fatura gerekir.
İrsaliyeli Fatura Nedir?
İrsaliyeli fatura, mal teslimi ile faturanın aynı anda yapıldığı satışlarda düzenlenen ve hem taşıma belgesi hem satış belgesi görevi gören faturadır.
Bazı durumlarda hem sevk hem satış aynı anda gerçekleşir.
Bu durumda irsaliyeli fatura düzenlenebilir.
İrsaliyeli fatura:
- Hem taşıma belgesi
- Hem satış belgesi
görevi görür.
Mal teslimi ile faturanın aynı anda yapıldığı satışlarda kullanılır.
Ne Zaman Fatura Düzenlenir?
Fatura, mal teslim edildiğinde veya hizmet tamamlandığında düzenlenir ve Vergi Usul Kanunu'na göre teslim ya da hizmet tarihinden itibaren en geç 7 gün içinde kesilmelidir. 2026'da vergiler dahil 12.000 TL'yi aşan satışlarda fatura kesmek zorunludur.
Fatura düzenleme zorunluluğu:
- Mal teslimi yapıldığında
- Hizmet tamamlandığında
başlar.
Vergi Usul Kanunu'na göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir. Malla birlikte irsaliye gönderildiyse süre irsaliyedeki sevk tarihinden başlar. 7 günü aşan bir faturada usulsüzlük cezası söz konusu olabilir.
Tutar sınırı da var. 588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre 2026'da vergiler dahil 12.000 TL'yi aşan satışlarda fatura kesmek zorunludur. Tutar bunun altında kalsa bile alıcı isterse fatura düzenlenir. Alıcı vergi mükellefiyse tutara bakılmaz.
Ne Zaman İrsaliye Düzenlenir?
İrsaliye; ürün araçla sevk edildiğinde, teslimat farklı bir adrese yapıldığında veya depodan şubeye mal gönderildiğinde, mal yola çıkmadan önce düzenlenir.
İrsaliye şu durumlarda düzenlenir:
- Ürün araçla sevk ediliyorsa
- Teslimat farklı adrese yapılıyorsa
- Depodan şubeye mal gönderiliyorsa
İrsaliye, mal yola çıkmadan önce hazırlanır ve taşıma sırasında araçta bulunur.
E-Fatura Nasıl Kesilir?
E-fatura, sistem üzerinden müşteri seçilip ürün veya hizmet ve KDV oranı eklendikten sonra belgenin elektronik olarak oluşturulup karşı tarafa dijital olarak iletilmesiyle kesilir.
Belirli ciro sınırını aşan işletmeler e-fatura kullanmak zorunda. Temel adımlar şunlar:
- Sistem üzerinden müşteri seçilir
- Ürün/hizmet eklenir
- KDV oranı girilir
- Belge elektronik olarak oluşturulur
- Karşı tarafa dijital olarak iletilir
E-fatura, kağıt faturayla aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. Faturayı bir ön muhasebe programı üzerinden kesmek, müşteri ve ürün bilgilerini her seferinde yeniden yazma ihtiyacını ortadan kaldırır.
Fatura Türleri Nelerdir?
Sık kullanılan fatura türleri satış faturası, iade faturası, ihracat faturası, irsaliyeli fatura, e-fatura ve e-arşiv faturadır; her işlem için uygun tür seçilir.
Sık kullanılan fatura türleri:
- Satış faturası
- İade faturası
- İhracat faturası
- İrsaliyeli fatura
- E-fatura
- E-arşiv fatura
Her işlem için uygun türü seçin. Örneğin mal iadesinde iade faturası kesilir.
Açık ve Kapalı Fatura Nedir?
Açık fatura, ödemesi henüz yapılmamış vadeli satış faturasıdır; kapalı fatura ise ödemenin fatura anında alındığı ve genellikle "nakden tahsil edilmiştir" ibaresi taşıyan faturadır.
Ödeme durumuna göre fatura ikiye ayrılır:
Açık Fatura
- Ödeme henüz yapılmamıştır
- "Vadeli" satış anlamına gelir
Kapalı Fatura
- Ödeme fatura anında alınmıştır
- Faturaya genellikle "nakden tahsil edilmiştir" gibi bir ibare yazılır
Açık faturaların tahsil edilip edilmediğini cari hesaptan izlemeniz gerekir.
Resmi Evrak Düzenleme Kuralları
Fatura ve irsaliye düzenlerken:
- Tarih doğru olmalı
- Vergi numarası eksiksiz yazılmalı
- Ürün açıklaması net olmalı
- Seri ve sıra numarası takip edilmeli
Hatalı belgeler usulsüzlük cezasına yol açabilir.
Ticari Belge Saklama Süresi
Fatura ve irsaliye saklanması zorunlu belgelerdir. Vergi Usul Kanunu 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu 10 yıl saklama süresi öngörür. Pratikte 10 yılı esas almak daha güvenlidir.
Kağıt belgeler fiziksel olarak, e-belgeler elektronik ortamda saklanır. E-fatura ve e-arşivde de saklama sorumluluğu işletmeye aittir. Entegratörünüzün arşiv hizmetini ve süresini kontrol edin.
En Sık Yapılan Hatalar
- Sevkiyat yapıp irsaliye düzenlememek
- Faturayı 7 gün içinde kesmemek
- Yanlış KDV oranı kullanmak
- Açık faturayı kapalı gibi işlemek
- İrsaliye ile faturayı karıştırmak
Bu hataların her biri vergi incelemesinde ceza olarak dönebilir.
Sonuç: Doğru Belge, Güvenli Ticaret
Özetle:
- Ürün taşınıyorsa → İrsaliye
- Satış gerçekleşmişse → Fatura
- İkisi aynı anda ise → İrsaliyeli fatura
Belgeyi doğru seçmek ve 7 günlük süreyi kaçırmamak, cezaların büyük kısmını önler.
Fatura ve İrsaliye Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
Fatura olmadan irsaliye düzenlenir mi?
Evet. Ürün sevki sırasında düzenlenir, fatura daha sonra kesilebilir.
İrsaliye olmadan sevkiyat yapılır mı?
Hayır. Taşıma sırasında irsaliye zorunludur.
E-fatura kesildiğinde ayrıca kağıt irsaliye gerekir mi?
Mal fiziken taşınıyorsa sevk belgesi gerekir. E-irsaliye mükellefiyseniz bu belge e-irsaliye olarak düzenlenir.
İrsaliyeli fatura her durumda kullanılabilir mi?
Teslim ve fatura aynı anda gerçekleşiyorsa kullanılabilir.
Hizmet satışında irsaliye gerekir mi?
Hayır. Hizmette fiziki sevk olmadığı için irsaliye gerekmez.
Açık fatura riskli mi?
Vadeli satış olduğu için tahsilatı düzenli takip etmeniz gerekir.
İlgili Yazılar:
