İşletmelerin yasal defter tutma yükümlülükleri kâğıttan elektronik ortama taşınıyor. E-defter uygulaması, belirli ciro ve mükellefiyet koşullarını sağlayan işletmelerin yevmiye defterini ve defteri kebiri elektronik ortamda tutmasını zorunlu kılıyor.
E-defterin verisi büyük ölçüde ön muhasebe programından gelir. Gün içinde girdiğiniz faturalar, cari hareketler, stok işlemleri ve kasa kayıtları e-defterin temel veri kaynağıdır. Programınız GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) standartlarına uygun veri üretmeli ve muhasebecinizin çalışmasına uygun olmalıdır. Böylece yasal yükümlülükler eksiksiz karşılanır ve ceza riski azalır.
Bu rehberde e-defterin ne olduğunu, kimlerin tutmak zorunda olduğunu, ön muhasebe programıyla nasıl birlikte çalıştığını ve sık yapılan hataları ele alıyoruz.
E-Defter Nedir?
E-defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereğince tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve defteri kebirin elektronik ortamda oluşturulması, imzalanması, saklanması ve ibraz edilmesidir. Kâğıt defterlerin dijital karşılığı olan e-defter, GİB tarafından belirlenen XBRL-GL (eXtensible Business Reporting Language - Global Ledger) standardında oluşturulur.
E-defter kapsamındaki iki temel defter:
- Yevmiye defteri: İşletmenin tüm mali işlemlerinin tarih sırasıyla kaydedildiği defterdir. Her işlem bir yevmiye maddesi olarak kaydedilir ve borç-alacak dengesi gözetilir.
- Defteri kebir: Yevmiye defterindeki kayıtların hesap bazında sınıflandırılarak izlendiği defterdir. Her hesabın borç ve alacak toplamları ile bakiyesi burada görülür.
E-defterin temel özellikleri:
- Elektronik imza/mali mühür: E-defterler, nitelikli elektronik sertifika (NES) veya mali mühür ile imzalanır. İmza, defterin sonradan değiştirilmediğini kanıtlar.
- Berat sistemi: Her aylık defter dosyası için bir berat oluşturulur. Bu berat GİB'e gönderilir ve GİB tarafından onaylanır. GİB onaylı berat, defterin yasal geçerliliğini sağlar.
- Standart format: XBRL-GL formatı sayesinde tüm işletmelerin defterleri aynı yapıda oluşturulur. Bu standart, denetim ve karşılaştırmayı kolaylaştırır.
- Elektronik saklama: E-defterler en az 10 yıl süreyle saklanmalıdır. Saklama yükümlülüğü hem işletmeye hem de defter oluşturan yazılım sağlayıcısına aittir.
E-defter, kâğıt defterlerdeki saklama, kayıp ve tahrifat risklerini ortadan kaldırır. GİB'in denetimleri de daha hızlı ve tek tip yürür. Günlük işlemlerinizi bir bulut tabanlı ön muhasebe programı ile düzenli kaydettiğinizde, e-defter için gereken veri de hazır olur.
E-Defter Zorunluluk Şartları 2026
E-defter uygulaması Türkiye'de kademeli olarak yaygınlaştırılıyor. Ciro ve mükellefiyet eşikleri her yıl güncelleniyor, her yıl daha fazla işletme kapsama giriyor.
Kimler E-Defter Tutmak Zorunda?
2026 yılı itibarıyla aşağıdaki mükellef grupları e-defter tutmak zorundadır:
- Bilanço esasına göre defter tutan tüm mükellefler: 8 Kasım 2024 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan tebliğ değişikliğiyle, 1 Ocak 2025'ten itibaren bilanço esasına göre defter tutan tüm mükellefler ciro ve sektörden bağımsız olarak e-defter kapsamına alındı. Aşağıdaki gruplar bu genel kuralın içinde yer alır.
- E-fatura mükellefleri: E-fatura uygulamasına geçiş yapan tüm mükellefler aynı zamanda e-defter tutmak zorundadır. E-fatura ve e-defter birbirine bağlı uygulamalardır.
- Brüt satış hasılatı belirlenen eşiği aşan mükellefler: GİB tarafından her yıl güncellenen ciro eşiğini aşan mükellefler, izleyen yıldan itibaren e-defter tutmaya başlamak zorundadır.
- Belirli sektörlerdeki mükellefler: EPDK'dan lisans alan şirketler, özel tüketim vergisi kapsamındaki mükellefler, ihraç kayıtlı mal teslimi yapanlar ve bazı diğer sektörel kategoriler ciro koşulundan bağımsız olarak e-defter kapsamındadır.
- Türk Ticaret Kanunu kapsamındaki şirketler: Belirli koşulları sağlayan sermaye şirketleri (anonim, limited) e-defter yükümlülüğüne tabidir.
- Gönüllü geçiş yapanlar: Yukarıdaki koşulları henüz sağlamayan mükellefler de isteğe bağlı olarak e-defter uygulamasına geçiş yapabilir.
Ciro ve Mükellefiyet Eşikleri
E-defter zorunluluğunu belirleyen temel kriter, işletmenin brüt satış hasılatıdır. GİB, bu eşikleri her yıl güncelleyerek yayımlar.
E-defter zorunluluk eşikleri (2026):
| Kriter | Koşul | E-Defter Zorunluluğu |
|---|---|---|
| E-fatura mükellefi | E-fatura kapsamında olan herkes | Evet, zorunlu |
| Brüt satış hasılatı | GİB'in belirlediği yıllık ciro eşiğini aşanlar | Evet, izleyen hesap döneminden itibaren |
| EPDK lisanslı şirketler | Elektrik, doğalgaz, petrol dağıtım lisansı | Evet, ciro koşulundan bağımsız |
| ÖTV kapsamı | I ve IV sayılı ÖTV listesi mükellefleri | Evet, ciro koşulundan bağımsız |
| İhraç kayıtlı teslim | İhraç kayıtlı mal teslimi yapanlar | Evet, ciro koşulundan bağımsız |
| Gönüllü geçiş | Koşulları sağlamayan ancak geçmek isteyen | Evet, başvuru ile |
E-defter zorunluluğu olan mükellefler hazırlıklarını geçiş tarihinden önce tamamlamalıdır. Geçiş süresini kaçırmak ya da e-defter tutmamak ciddi cezalara yol açar. E-fatura başvuru ve zorunluluk koşullarını ilgili rehberimizden inceleyebilirsiniz.
E-Fatura, E-Arşiv ve E-Defter Farkı
E-fatura, e-arşiv ve e-defter sık sık birbirine karıştırılır. Üçü de GİB'in elektronik belge uygulamalarıdır, ancak işlevleri, kullanım alanları ve yasal dayanakları farklıdır.
| Özellik | E-Fatura | E-Arşiv Fatura | E-Defter |
|---|---|---|---|
| Tanım | Mükellefler arası elektronik fatura | Son kullanıcıya kesilen elektronik fatura | Yevmiye defteri ve defteri kebirin elektronik tutulması |
| Muhatap | E-fatura mükellefi olan alıcılar | Bireysel müşteriler ve e-fatura mükellefi olmayanlar | İşletmenin kendi yasal defteri |
| Format | UBL-TR XML | UBL-TR XML | XBRL-GL |
| GİB'e iletim | Fatura bazında, anlık | Rapor bazında, belirli aralıklarla | Aylık berat gönderimi |
| Yasal dayanak | 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği | 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği | VUK mükerrer 242. madde, 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği |
| İmza/onay | Mali mühür veya NES | Mali mühür veya NES | Mali mühür veya NES + GİB berat onayı |
| Saklama süresi | 10 yıl | 10 yıl | 10 yıl |
| İlişki | Bağımsız belge | Bağımsız belge | E-fatura ve e-arşiv verilerini içerir |
Kısa tanımlar:
- E-fatura, mükellefler arası ticari işlemlerin belgelenmesidir.
- E-arşiv, bireysel müşterilere veya e-fatura mükellefi olmayanlara kesilen faturaların elektronik saklanmasıdır.
- E-defter, tüm bu belgelerin ve diğer mali işlemlerin muhasebe kayıtlarının tutulduğu yasal defterdir.
Bir işletme hem e-fatura hem e-arşiv hem de e-defter uygulamasını birlikte kullanabilir. E-fatura ve e-arşiv ile düzenlenen belgeler, e-defterin veri kaynağını oluşturur. E-arşiv fatura ile ilgili detaylı bilgiyi ilgili rehberimizde bulabilirsiniz.
Ön Muhasebe Programı ile E-Defter Entegrasyonu
İşletmenin günlük mali işlemleri ilk olarak ön muhasebe programına kaydedilir. Faturalar, cari hesap hareketleri, stok hareketleri, kasa ve banka işlemleri burada tutulur. E-defter de bu verilerden oluşturulur.
E-defter entegrasyonu, ön muhasebe programındaki verilerin muhasebecinin genel muhasebe yazılımına ya da e-defter oluşturma platformuna aktarılmasıdır. Aktarım doğru, eksiksiz ve GİB standartlarına uygun olmalıdır. Aksi halde hatalar doğrudan yasal deftere yansır.
Veri Aktarım Süreci
Veriler ön muhasebeden e-deftere birkaç adımda ulaşır.
Veri aktarım adımları:
1. Ön muhasebede veri girişi: İşletme, günlük operasyonlarında ön muhasebe programına şu verileri girer:
- Satış faturaları (e-fatura ve e-arşiv)
- Alış faturaları
- Cari hesap hareketleri
- Stok giriş-çıkış işlemleri
- Kasa ve banka hareketleri
- Gider faturaları ve masraf fişleri
2. Verilerin muhasebe formatına dönüştürülmesi: Ön muhasebe programındaki veriler, muhasebe hesap planına (tekdüzen hesap planı) uygun şekilde sınıflandırılır. Her işlem, ilgili borç ve alacak hesaplarına eşlenir. Bu süreç genellikle otomatik hesap eşleme kurallarıyla gerçekleştirilir.
3. Muhasebeciye veri aktarımı: Sınıflandırılmış veriler, muhasebecinin genel muhasebe yazılımına aktarılır. Aktarım formatları:
- XML/JSON dosya aktarımı: Standart veri formatında dışa aktarım
- Excel aktarımı: Belirli şablonlara uygun Excel dosyası
- API entegrasyonu: Otomatik ve anlık veri aktarımı
- Muhasebeci erişim paneli: Muhasebecinin doğrudan ön muhasebe verisine erişimi
4. E-defter oluşturma: Muhasebeci, aktarılan verileri kontrol eder, gerekli düzeltmeleri yapar, genel muhasebe kayıtlarını tamamlar ve XBRL-GL formatında e-defter dosyalarını oluşturur.
5. Berat gönderimi: Oluşturulan e-defter dosyaları mali mühür veya NES ile imzalanır. Her aylık dönem için berat dosyası oluşturulur ve belirlenen süre içinde GİB'e gönderilir. GİB onaylı berat, defterin yasal geçerliliğini sağlar.
Ön muhasebe programı mı muhasebeci mi? yazımızda ön muhasebe ile muhasebeci arasındaki iş bölümünü ele aldık. E-defterde de iş bölümü benzerdir: işletme ön muhasebe verilerini eksiksiz girer, muhasebeci bu verileri e-defter formatına dönüştürür.
GİB Uyumluluk Kontrol Listesi
Ön muhasebe programınızın e-defter sürecine uygun veri üretebilmesi için aşağıdaki kontrol noktalarını sağlaması gerekir.
Veri doğruluğu kontrolleri:
| Kontrol Noktası | Açıklama | Neden Önemli? |
|---|---|---|
| Fatura numarası sıralı mı? | E-fatura ve e-arşiv numaraları kesintisiz ve sıralı olmalı | Sıra atlama denetimde sorun oluşturur |
| KDV oranları doğru mu? | Her kalem için doğru KDV oranı (%1, %10, %20) uygulanmış mı | Yanlış KDV, beyanname uyumsuzluğuna neden olur |
| Cari hesap bakiyeleri tutarlı mı? | Müşteri ve tedarikçi bakiyeleri karşılıklı mutabık mı | Bakiye tutarsızlığı defter kayıtlarını bozar |
| Stok hareketleri eşleşiyor mu? | Alış ve satış faturaları ile stok hareketleri tutarlı mı | Tutarsız stok, envanter değerlemeyi etkiler |
| Kasa ve banka bakiyeleri doğru mu? | Fiziksel kasa ve banka ekstresi ile sistem tutarlı mı | Bakiye farkı defter güvenilirliğini düşürür |
| Belge tarihleri doğru mu? | Fatura ve irsaliye tarihleri gerçek işlem tarihiyle uyumlu mu | Tarih uyumsuzluğu yasal ihlal oluşturur |
| Hesap planı eşlemeleri yapıldı mı? | Her işlem türü doğru muhasebe hesabına eşlenmiş mi | Yanlış hesap eşleme, defter hatasına neden olur |
Teknik uyumluluk kontrolleri:
- Veri dışa aktarım formatı: Program, XML, JSON veya standart Excel formatında veri aktarımı yapabilmeli
- Hesap planı uyumu: Tekdüzen hesap planına uygun hesap kodları kullanılmalı
- Dönemsel kapanış: Aylık dönem kapanışlarında verilerin kilitlenmesi ve geriye dönük değişikliğin engellenmesi gerekli
- Yedekleme ve arşivleme: Veriler düzenli yedeklenmeli ve en az 10 yıl saklanabilir yapıda olmalı
Veri yedekleme, şifreleme ve saklama konularını ön muhasebe programlarında veri güvenliği yazımızda ele aldık. Verileri kaybolan ya da bozulan bir işletme, e-defter yükümlülüğünü de yerine getiremez.
E-Deftere Geçiş Süreci: Adım Adım
E-defter kapsamına giren ya da gönüllü geçmek isteyen işletmeler aşağıdaki adımları izler. Adımları zamanında tamamlamak, yasal süreleri kaçırmamanızı sağlar.
Adım 1: Zorunluluk durumunu tespit edin
İşletmenizin e-defter kapsamına girip girmediğini kontrol edin. Brüt satış hasılatınızı, mükellefiyet türünüzü ve sektörel durumunuzu değerlendirin. GİB'in güncel tebliğlerini ve ciro eşiklerini inceleyin. Emin değilseniz mali müşavirinizle görüşün.
Adım 2: Mali mühür veya NES temin edin
E-defter dosyalarını imzalamak için mali mühür (tüzel kişiler) veya nitelikli elektronik sertifika/NES (gerçek kişiler) gereklidir. Mali mühür, TÜBİTAK BİLGEM KAMU SM veya yetkili elektronik sertifika sağlayıcılarından temin edilir. Başvuru birkaç iş günü sürebileceği için erken davranın.
Adım 3: E-defter yazılımı veya entegratör seçin
E-defter oluşturmak için iki yol vardır:
- GİB e-Defter uygulaması: GİB'in ücretsiz sunduğu uygulama. Küçük hacimli mükellefler için uygun olabilir ancak otomasyon ve entegrasyon özellikleri sınırlıdır.
- Özel entegratör yazılımları: GİB onaylı özel entegratör firmaların sunduğu yazılımlar. Ön muhasebe programıyla entegrasyon, otomatik berat gönderimi ve gelişmiş raporlama sunar.
Adım 4: Ön muhasebe programınızın uyumluluğunu kontrol edin
Mevcut ön muhasebe programınızın, seçtiğiniz e-defter yazılımına veya entegratöre veri aktarabildiğinden emin olun. Hesap planı eşlemelerini yapın, veri dışa aktarım formatını test edin ve bir deneme aktarımı gerçekleştirin.
Adım 5: GİB'e e-defter başvurusu yapın
GİB'in e-Defter uygulaması üzerinden başvurunuzu tamamlayın. Başvuruda mali mühür veya NES bilgilerinizi, kullanacağınız yazılım bilgilerini ve başlangıç dönemini bildirirsiniz.
Adım 6: Test süreci yürütün
İlk dönem e-defterinizi oluşturmadan önce test ortamında deneme yapın. Veri aktarımının doğruluğunu, XBRL-GL format uyumunu, imzalama sürecini ve berat oluşturmayı test edin. Hataları bu aşamada tespit edip düzeltmek, gerçek döneme hatasız başlamayı sağlar.
Adım 7: İlk dönem e-defterini oluşturun ve berat gönderin
Geçiş döneminin ilk ayından itibaren e-defter oluşturmaya başlayın. Her aylık döneme ait defter dosyasını oluşturun, imzalayın ve beratı belirlenen süre içinde GİB'e gönderin. GİB onaylı beratı saklayın.
Adım 8: Düzenli takip ve denetim rutini oluşturun
Geçişten sonra aylık berat takvimini takip edin ve süreleri kaçırmamak için hatırlatıcı kurun. Muhasebecinizle düzenli görüşün, ön muhasebe verilerini her ay birlikte kontrol edin.
Sık Yapılan Hatalar ve Cezalar
E-defterde yapılan hatalar cezaya ve maddi kayba yol açabilir. En sık görülen hatalar ve önlemleri şunlardır.
1. Berat gönderim süresini kaçırmak: Her aylık dönemin beratı, GİB'in belirlediği süre içinde gönderilmelidir. Bu süre genellikle ilgili ayı takip eden üçüncü ayın sonuna kadardır. Süre kaçırıldığında defter hiç tutulmamış sayılabilir ve VUK'a göre ağır cezalar uygulanır.
Berat takvimini muhasebecinizle birlikte takip edin ve otomatik hatırlatıcı kurun.
2. Ön muhasebe verilerini eksik veya hatalı girmek: E-defter, ön muhasebe verileri kadar doğrudur. Girilmeyen faturalar, yanlış KDV oranları, eşleşmeyen cari bakiyeler ve kayda geçmeyen kasa hareketleri e-defterde tutarsızlığa yol açar. Denetimde tespit edilen tutarsızlıklar cezayla sonuçlanabilir. Her işlemi zamanında ve doğru kaydedin.
3. Mali mühür veya NES süresini takip etmemek: Mali mühür ve NES sertifikalarının geçerlilik süresi vardır. Süre dolduğunda e-defter imzalanamaz ve berat gönderilemez. Sertifika yenileme başvurusu, süre dolmadan en az bir ay önce yapılmalıdır. Sertifika süresini takvime not edin.
4. Hesap planı eşlemelerini kontrol etmemek: Aktarılan verilerde hesap planı eşlemeleri hatalıysa kayıtlar yanlış hesaplara düşer. Bu da defterin güvenilirliğini zedeler ve denetimde sorun çıkarır. Her dönem başında eşlemeleri kontrol edin.
5. Geriye dönük düzeltme yapmaya çalışmak: E-defter, belirli bir dönem için oluşturulup beratı gönderildikten sonra geriye dönük değiştirilemez. Hatalı kayıtlar için aynı dönem içinde düzeltme kaydı yapılması veya sonraki dönemde düzeltme yevmiyesi geçilmesi gerekir. Onaylanmış defterde değişiklik yapmaya çalışmak defterin geçersiz sayılmasına yol açabilir.
6. E-defter dosyalarını saklamamak: E-defter dosyaları ve GİB onaylı beratlar en az 10 yıl süreyle saklanmalıdır. Saklama yükümlülüğü hem işletmeye hem de e-defter oluşturan yazılım sağlayıcısına aittir. Dosyaları tek bir yerde (örneğin yalnızca yerel bilgisayarda) tutmak risklidir. Bulutta ve ayrı bir fiziksel ortamda birer kopya saklayın.
7. Muhasebeci ile koordinasyonu ihmal etmek: E-defteri oluşturma yetkisi ve sorumluluğu genellikle mali müşavirdedir, ancak veriler ön muhasebe programından gelir. İşletme verileri düzenli ve doğru girmezse muhasebeci eksik veriyle çalışır. Her ay dönem kapanışında muhasebecinizle verileri karşılıklı kontrol edin.
E-defter cezaları özet tablosu:
| İhlal Türü | Olası Yaptırım |
|---|---|
| E-defter tutmama | Defter tutmama cezası (VUK Md. 352, 355) |
| Berat süresini kaçırma | Defter hiç tutulmamış sayılabilir, usulsüzlük cezası |
| Defterde hatalı/eksik kayıt | Re'sen tarh ve vergi ziyaı cezası |
| Saklama yükümlülüğüne uymama | Defter ibraz etmeme cezası |
| Mali mühür/NES olmadan defter oluşturma | Defter geçersiz sayılır |
Cezalar her yıl güncellenen yeniden değerleme oranıyla artırılır. Güncel ceza tutarları için GİB'in resmi duyurularını ve mali müşavirinizi takip edin.
Sonuç
E-defterin kapsamı her yıl genişliyor. Bugün zorunlu olmayan bir işletme, cirosu büyüdükçe ya da eşikler güncellendikçe kapsama girebilir. Ön muhasebe düzenini baştan doğru kurmak, o gün geldiğinde geçişi kolaylaştırır.
E-defter sürecinde dikkat etmeniz gerekenler:
- Ön muhasebe verilerini eksiksiz ve doğru girin. Faturalar, cari hareketler, stok işlemleri ve kasa-banka kayıtları e-defterin ham verisidir. Eksik veya hatalı veri, e-defterin güvenilirliğini düşürür.
- GİB uyumlu bir ön muhasebe programı kullanın. Programınızın standart veri dışa aktarımı, hesap planı eşlemesi ve dönemsel kapanış özellikleri sunduğundan emin olun.
- Muhasebecinizle düzenli çalışın. E-defter oluşturma yetkisi muhasebecide, veri kaynağı ise sizdedir. Aylık kontrol rutini oluşturun ve veri aktarımının nasıl yapılacağını netleştirin.
- Berat takvimini takip edin. Berat gönderim sürelerini kaçırmak ciddi cezalara yol açar. Otomatik hatırlatıcı ve takvim uyarısı kullanın.
- Verileri güvenli saklayın. E-defter dosyaları ve beratlar en az 10 yıl saklanmalıdır. Kopyaları birden fazla ortamda tutun.
- Süreçleri önceden test edin. E-deftere geçmeden önce veri aktarımını, format uyumunu ve berat gönderimini test ortamında deneyin.
E-defter ilk bakışta karmaşık görünebilir. Doğru ön muhasebe altyapısı ve her ay tekrarlanan bir kontrol rutiniyle yönetmesi kolaylaşır.
Önmuhasebeciniz e-defter tutmaz; e-defter mali müşavirinizin programında oluşturulur. Önmuhasebeciniz'de faturalarınızı (e-fatura ve e-arşiv dahil), cari ve stok kayıtlarınızı düzenli tutar, mali müşavirinize programa erişim verir veya raporları Excel/PDF olarak paylaşırsınız. Ücretsiz hesap oluşturarak programı hemen deneyebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
E-defter ile e-fatura aynı şey mi?
Hayır. E-fatura, mükellefler arasında düzenlenen elektronik faturadır ve tek bir ticari işlemi belgeler. E-defter ise yevmiye defteri ile defteri kebirin elektronik ortamda tutulmasıdır ve işletmenin tüm mali işlemlerini kapsar. E-fatura ile düzenlenen belgeler e-defterin veri kaynağıdır.
İki uygulama birbirine bağlıdır: e-fatura mükellefi olan her işletme e-defter tutmak zorundadır.
E-defter zorunluluğu hangi işletmeleri kapsıyor?
Başlıca gruplar şunlardır: e-fatura uygulamasına dahil olan tüm mükellefler, brüt satış hasılatı GİB'in belirlediği yıllık eşiği aşanlar, EPDK lisanslı şirketler, ÖTV kapsamındaki mükellefler ve ihraç kayıtlı teslim yapan firmalar. Kapsam her yıl genişliyor. Güncel eşikler için GİB'in resmi tebliğlerine bakın ya da mali müşavirinize danışın. Kapsamda olmayan mükellefler de gönüllü olarak e-deftere geçebilir.
Ön muhasebe programım e-defter oluşturabilir mi?
Ön muhasebe programları genellikle doğrudan e-defter dosyası oluşturmaz. E-defteri XBRL-GL formatında muhasebeci ya da özel entegratör yazılımları oluşturur. Yine de tüm mali veriler ilk olarak ön muhasebe programına girildiği için e-defterin doğruluğu bu programa bağlıdır. Programınız standart formatlarda veri dışa aktarabilmeli, hesap planı eşlemesini desteklemeli ve muhasebecinize veri erişimi sağlamalıdır.
Berat nedir ve neden önemli?
Berat, e-defter dosyasının özet bilgilerini içeren ve GİB'e gönderilen onay belgesidir. Her aylık defter için bir berat oluşturulur, mali mühür veya NES ile imzalanıp GİB'e gönderilir. GİB beratı onaylayarak geri gönderir ve e-defter bu onayla yasal geçerlilik kazanır.
Berat gönderilmezse ya da süre kaçırılırsa defter hiç tutulmamış sayılabilir ve ağır cezalar uygulanır. Bu yüzden berat takvimine mutlaka uyun.
E-defter dosyalarını ne kadar süre saklamalıyım?
E-defter dosyaları ve GİB onaylı beratlar en az 10 yıl süreyle saklanmalıdır. Bu süre Vergi Usul Kanunu'nun zamanaşımı hükümlerine dayanır. Saklama yükümlülüğü hem mükellefe hem de defter oluşturma hizmeti veren yazılım sağlayıcısına aittir.
Dosyaları tek bir yerde (örneğin yalnızca yerel bilgisayarda) tutmak veri kaybı riski taşır. Bulut yedeği, harici disk ve farklı bir konumda saklanan kopya gibi birden fazla yedek kullanın.
E-defter tutma yükümlülüğünü ihlal edersem ne olur?
E-defter tutmamak ya da berat süresini kaçırmak VUK'a göre ciddi cezalara yol açar. Defter tutmayana özel usulsüzlük cezası kesilir. Defter hiç tutulmamış sayılırsa gelir veya kurumlar vergisi re'sen tarh edilebilir ve vergi ziyaı cezası uygulanabilir. Defter ibraz edilmezse ayrıca ceza kesilir.
Ceza tutarları her yıl yeniden değerleme oranıyla artırılır. E-defter takvimini yakından takip edin ve muhasebecinizle düzenli iletişimde kalın.
Kaynaklar
- GİB e-Defter — Mevzuat: 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ve değişiklikleri; e-defterin format, standart ve berat süreleri.
- Resmî Gazete — Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)'nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No: 3), 19 Ekim 2019: e-Fatura uygulamasına geçen mükelleflerin e-defter tutma zorunluluğu ve zorunluluk kapsamı.
- Resmî Gazete — Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)'nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ, 8 Kasım 2024: 1/1/2025'ten itibaren bilanço esasına göre defter tutan mükelleflerin e-defter kapsamına alınması.
- Mevzuat Bilgi Sistemi — 213 sayılı Vergi Usul Kanunu: Elektronik defter tutma yetkisi (mükerrer md. 242) ile usulsüzlük ve özel usulsüzlük cezaları (md. 352, mükerrer md. 355).
İlgili Yazılar:
